Ajánlás térképek levéltári leírásához és adatbázisban történő feldolgozásához. Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 60 oldal
alapján történik. A korai időszakban magyar és idegen név (latin, német) használata párhuzamosan előfordul, ezek közül is a szakirodalomban használatos formát használjuk. A név megadása a [Levéltári Leírás Magyar Szabványa - előkészületben] figyelembe vételével történik. Ha nem állapítható meg a készítő, akkor utalhatunk rá pl. sz.n. jelöléssel, de ennek feltüntetése nem kötelező. Ha nem olvasható egyértelműen a név, akkor utaljunk erre a leírásban. A kapcsolódó adatokat (beosztás, végzettség, tevékenység) ajánlatos almezőben közölni a térképen szereplő vagy az általunk megfogalmazott formában Az intézmény nevét is lehetőleg egységesített alakban vegyük fel. Indokolt esetben fel lehet venni a dokumentumon szereplő alakot is, pl. ha egy intézmény többször megváltoztatta a nevét, akkor közölhető az éppen aktuális, térképen szereplő névváltozat. Eldöntendő, hogy az intézmény teljes vagy rövidített nevét (pl. BUVÁTI) használjuk az egységesítésnél, figyelembe véve a használatban elterjedt alakot. Intézményen belül feltüntethető név szerint a készítő. Erre vonatkozóan az egységes kitöltési útmutatóban kell leírási utasítást adni. Példák (apéldáinkban szereplő első névalak az egységesített alak): - Jovannovich, Demeter [leolvasott névalak]: Jovanovich, Demeter [végzettség, beosztás]: Stadt Ingenieur vagy városi mérnök- Silvini, Wilhelm von [leolvasott névalak]: Silvini, Wilh. de [végzettség, beosztás]: Mapp. Pract.- Mikoviny Sámuel [leolvasott névalak]: Mikovini - Weiss István [végzettség, beosztás]: cs. kir. segéd mérnök a térképen ragozott formában szereplő megnevezéseket alanyesetben vesszük fel: - Coroni Sámuel [leolvasott névalak]: Coroni, Sámuel [végzettség, beosztás]: caalis geometra több készítő esetén ajánlatos többszörözni az adatmezőket (készítő 1, készítő?):- Baadez Alajos [végzettség, beosztás]: mérnök segéd- Kofranek Vendel [végzettség, beosztás]: mérnök- Beer Adolf [végzettség, beosztás]: mérnök intézmény esetén:- Magyar Királyi Állami Térképészeti Intézet [leolvasott névalak]: L'Institut Cartographique Royal Hongrois de Budapest
