Ajánlás testületi jegyzőkönyvek levéltári leírásához és adataik feldolgozásához Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 18 oldal
Tóth Sándor meghívott Venéczi János jegyzőkönyvvezető 2.2. A napirendi pont/tárgy/bejegyzés 2.2.1. Azonosító/sorszám Céh A jegyzőkönyvezett ülés során tárgyalás alá vett napirendi pont/tárgy egyedi azonosítójának rögzítése vagy pótlása, illetőleg a leírás mélységének megfelelően kijelölt jegyzőkönyvi bejegyzés leírás során létrehozott azonosítójának megadása. Magyarázat'. Minden önálló leírási egységet képező jegyzőkönyvi tárgyat, illetve bejegyzést egyedi azonosítóval kell ellátni. A jegyzőkönyvben szereplő egyedi azonosítót rögzíteni kell. Amennyiben a jegyzőkönyvező szerv nem alkalmazott egyedi azonosítót, vagy az nem teszi lehetővé minden napirendi pont/tárgy/bejegyzés egyértelmű azonosítását, egyedi azonosítót kell létrehozni. Ha a jegyzőkönyvező szerv által meghatározott egy napirendi pont/tárgy alatt több elkülöníthető ügy található (pl. „egyebek”, „különfélé”, „bejelentések” cím alatt), ezek mindegyike önálló azonosítót kaphat. Példák:-1.-III/45.-3/a. 2.2.2. A napirendi pont/tárgy jegyzőkönyvi oldalszáma/helye Cél: A jegyzőkönyvezett esemény/ülés során tárgyalás alá vett napirendi pont/tárgy azonosításához szükséges egyéb információ, oldalszám vagy egyéb adathordozón elfoglalt hely, megadása. Magyarázat: Akkor kell rögzíteni, ha az elengedhetetlen a napirendi pont/tárgy azonosításához. Oldalszámok esetében célszerű csak számokat közölni, egyéb adathordozónál viszont azt is, hogy az érték mire vonatkozik. Példák:-15.-21-54.-3. hangzó anyag-13. felvétel 2.2.3. A napirendi pont/tárgy típusa Cél: A jegyzőkönyvezett esemény/ülés során tárgyalás alá vett napirendi pont/tárgy típusának rögzítése. Magyarázat: Ha a jegyzőkönyv jellege, szerkezete indokolja, vagy általában véve rendszeresen rögzíthető, célszerű megejteni az adott tárgy tipizálását. Példák: -politikai vita -előterjesztés-jelentés-határozat(hozatal)-röpszavazás 2.2.4. A napirendipont/tárgy megnevezése 10
