Ajánlás testületi jegyzőkönyvek levéltári leírásához és adataik feldolgozásához Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 18 oldal
BEVEZETŐ Az Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa (ISAD/G) nem ad útmutatást az egyes speciális irattípusok leírására. A gyakorlati hasznosítás felé történő továbblépés egyik logikus iránya tehát az, hogy egyes irattípusokra vonatkozóan a nemzetközi szabványokkal együtt alkalmazható, ugyanakkor a hazai forrásadottságokból és levéltári gyakorlatból kiinduló javaslatok készüljenek. Legsürgetőbb feladatnak a magyar levéltárakban tervezett, elkezdődött, vagy folyamatban lévő digitalizálás és adatbázis-építés által elsősorban érintett forrástípusok - anyakönyvek, jegyzőkönyvek, tervek, és térképek - feldolgozásának egységes mederbe terelése, a kapcsolódási pontok rögzítése, a szabványos adatcsere feltételeinek megteremtése tűnt. A Javaslat természetesen nem akar az egyes levéltári intézmények helyett dönteni a digitalizálás stratégiai kérdéseiben, és nem kíván egységesített adatszerkezeteket erőltetni a feldolgozókra. A magyar levéltári szervezet, illetőleg az egyéb iratőrző szervek sokszínűsége, széttagoltsága, a tényleges és potenciális kutatók eltérő köre, az anyagi lehetőségek, a rendelkezésre álló szaktudás és technológia különbözősége, a feldolgozó munka mélysége tekintetében továbbra is nyilvánvalóan jelentős különbségeket fog eredményezni. Ugyanakkor fontos - és a Javaslat ezt szándékozik elősegíteni - hogy ne egymástól elszigetelt, csak helyben használható kisebb-nagyobb adatbázisok tucatjai szülessenek, hanem a különböző iratőrző intézményekben épített, különböző célú adatbázisok eltérő adatmezői típusonként mégis megfeleltethetők legyenek egymásnak, ami az adatcsere és a közös keresőfelületek létrehozásának elengedhetetlen feltétele. Az egyes irattípusokra vonatkozó javaslatok az adatbázis-építésre, vagyis az iratok leírására koncentrálnak, ugyanakkor ennél figyelembe veszi a digitalizálás kínálta lehetőségeket is: az iratok által hordozott információk teljes leírására nem lehet, de nem is ésszerű törekedni. Az „irat” ebben az összefüggésben az egyes jegyzőkönyvet jelenti. A leírás mélysége egyebekben is változó lehet, amit a Javaslat igyekezett maximálisan figyelembe venni, az egyes forrástípusoknál a kötelezően rögzítendő adatelemek körét a lehető legszűkebbre korlátozva. Az Ajánlás felépítése és használata Az Ajánlás egyfelől meghatározza a jegyzőkönyveket leíró leírási elemeket. Az ISAD(G) szabvány adatcsoportjaiból kiindulva meghatározza a jegyzőkönyvek iratszinten rögzítendő - kifejezetten a jegyzőkönyvi típusú iratokra jellemző - leírási elemeit és azok tartalmát. Nem szól azokról a leírási elemekről, amelyek esetében a jegyzőkönyvek leírása nem különbözik más iratokétól. Ilyenek például a 3.4 HOZZÁFÉRÉSRE ÉS HASZNÁLATRA VONATKOZÓ ADATCSOPORT vagy az 3.5 KAPCSOLÓDÓ ANYAGOKRA VONATKOZÓ ADATCSOPORT. Az Ajánlás másfelől meghatározza a jegyzőkönyvek tartalmi feldolgozása során az egyes jegyzőkönyvi bejegyzésekről a segédletben rögzítendő leírási és adatelemeket és azok egymással való kapcsolatát. A leírási elemek nem (okvetlenül) felelnek meg konkrét adatbázis-mezőknek. Ha a forrás jellegzetességei és a feldolgozás célja megkívánja, egy-egy leírási elem több adatmezőre is bontható és ezek elnevezése is szükség esetén módosítható. A leírási elemek megnevezése, sorrendje, az Ajánlásban alkalmazott megjelenítési módja nem jelent előírást arra nézve, hogy ezeket konkrét publikációban, vagy adatbázisban hogyan kell megjeleníteni. Az elemcsoportok és az elemek számkódja csak a könnyebb áttekintés és hivatkozás célját szolgálja, de ez sem jelent feltétlenül követendő iránymutatást egy-egy konkrét adatbázis szerkezetére és megjelenítésére nézve. Az Ajánlás az adatbázis számára rögzítendő adatelemek (input) kialakítására, struktúrájára nézve ad szabályokat. Az adatcsere és 3
