Ajánlás testületi jegyzőkönyvek levéltári leírásához és adataik feldolgozásához Levéltári Szabványügyi Bizottság, 2012. 18 oldal
adatmegosztás lehetősége érdekében lényeges, hogy az adatbázisok valamennyi adata, adatmezője megfeleltethető legyen az Ajánlás valamely leírási elemének, és ezt az adatbázis dokumentációjában is rögzíteni kell. Az Ajánlás azonban nem kezelhető egyfajta „kérdőívként”, amelynek valamennyi adatát ki kell tölteni a forrás feldolgozása során. A Bizottság minden egyes leírási elemnél igyekezett példákkal alátámasztva pontosítani a leírás célját és jellegét. Hangsúlyozni kell azonban, hogy a példák csak szemléltetik az Ajánlás alkalmazásának lehetőségeit, de nem tekintendők kötelező kitöltési útmutatónak. A konkrét források feldolgozásához, a feldolgozás céljának és mélységének megfelelően, az Ajánlás alapján egyedi vagy általános kitöltési útmutatókat kell készíteni, és az alkalmazott útmutatót az adatbázis dokumentációjában ugyancsak fel kell tüntetni (3.1. leírási elem). Ugyancsak a konkrét feldolgozás céljától és mélységétől függ, hogy az Ajánlásban definiált lehetséges adatelemek közül melyek kerülnek felhasználásra. Ha például a leírás csupán a jegyzőkönyvi kötetre irányul, a bejegyzés/napirendi pont kötelező adatelemei természetesen elhagyásra kerülnek. A jegyzőkönyvezett tartalom leírására is kiterjedő leírásánál azonban a kötetek/levéltári egységek leírásánál kötelezővé tett leírási elemek is felhasználandók. Azokat az elemeket, amelyek adatcsere esetén a rekord, illetve az alapjául szolgáló forrás azonosításához, értelmezéséhez feltétlenül szükségesek, ezért szerepeltetésük egy adott leírási szinten kötelező, félkövér dőlt betűvel emeljük ki. 4
