Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal

Alkalmazás:

Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag

N N N N N ONO

Szabály:

Ismertessük a leírási egység fizikai állapotát, a használatát befolyásoló fizikai jellemzőket, például az iratvédelmi követelményeket. A tárolóeszközök típusát alapvetően a Terjedelem, adathordozók (3.1.5.) elemben adjuk meg, itt csak akkor téljünk ki a tárolási körülményekre, ha a hozzáférést és a használatot is befolyásolják. Arra viszont utaljunk, ha az adathordozók minősége, esetleges károsodása befolyásolja a használhatóságot. Elektronikus iratok esetén adjuk meg a használat hardver- és szoftverkövetelményét. Amennyiben a leírási egység különleges adathordozókat tartalmaz, adjuk meg az olvasásához szükséges eszközöket.

3.4.5 Segédletek

Cél:

A leírási egységhez tartozó segédletek ismertetése.

Alkalmazás:

Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag

0 O O O O O O O

Szabály:

Nyújtsunk információkat az iratképző, illetve a levéltár által létrehozott, a leírási egység tartalmáról és kontextusáról tájékoztató irattári és levéltári segédletekről. írjuk le a segédletek típusát, információtartalmát, tüntessük fel, hol és hogyan érhetők el, publikált segédlet esetén adjuk meg a pontos bibliográfiai hivatkozást, interneten elérhető segédlet esetén az URL címet, illetve a hozzá vezető linket.

3.5 KAPCSOLÓDÓ ANYAGOKRA VONATKOZÓ ADATCSOPORT

Cél: A leírási egységhez kapcsolódó, azt kiegészítő, teljessé tevő vagy szoros kapcsolatuk révén annak értelmezését, használatát segítő levéltári anyagokra, egyéb dokumentációra és publikációkra vonatkozó információk megadása.

3.5.1 Eredeti példányok léte és őrzőhelye

Cél:

17