Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal

Ha a leírási egység másolatokat tartalmaz, az eredetik meglétének, őrzési helyének, hozzáférhetőségének, pusztulásának ismertetése.

Alkalmazás:

Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag

N N N N N ONO

Szabály:

Ha a leírási egység eredetije hozzáférhető (akár ugyanazon, akár egy másik intézményben), adjuk meg az őrzési helyet, lehetőleg jelzettel együtt. Utaljunk arra, ha biztonsági másolat megléte esetén az eredeti általában nem kutatható. Azt is tüntessük fel, ha az eredeti példányok már megsemmisültek, vagy ha őrzési helyük ismeretlen.

3.5.2 Másolatok léte és őrzőhelye

Cél:

A leírási egységről készült másolatok őrzési helyének és hozzáférhetőségének ismertetése.

Alkalmazás:

Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag

N N N N N ONO

Szabály:

Ha a leírási egységről készült másolatok hozzáférhetők (akár ugyanazon, akár más intézményekben), adjuk meg a másolat típusát (pl. mikrofilm, digitális másolat), őrzési helyét, jelzetét. Jelezzük, hogy a másolat a leírási egység mely részeiről készült. Többféle másolat léte esetén mindegyiket tüntessük fel. Amennyiben a másolatok értékének és használhatóságának értékeléséhez szükséges, adjuk meg a másolatok készítésének időpontját és technikai jellemzőit is. Jelezzük a másolat hozzáférhetőségét, annak módját. Interneten hozzáférhető digitális másolatok esetén megadhatjuk az URL-címet.

Elektronikus iratok esetén csak a megőrzés és hozzáférhetőség szempontjából érdemleges másolatokról adjunk információt.

3.5.3 Kapcsolódó leírási egységek

Cél:

A leírási egységgel kapcsolatban álló leírási egységek ismertetése.

Alkalmazás:

18