Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal
(illetékességből történt átvétel, vásárlás, ajándékozás, letét, egyéb). Indokolt esetben fejtsük ki az átvétel körülményeit. Amennyiben az adott leírási egység több részletben került a levéltárba, az átvétel valamennyi fázisát ismertessük. Amennyiben egy fond állagai eltérő időpontokban kerültek a levéltárba, akkor fondszinten csak általános információt adjunk, és utaljunk erre a tényre, a részletes adatokat pedig az állagoknál közöljük. A leírás során szem előtt kell tartani azt a követelményt, hogy a fennálló jogszabályok szerint védelem alá eső személyes adatokhoz, valamint nem nyilvános hivatali információkhoz csak megfelelő jogosultsággal lehessen hozzáférni. 3.3 A TARTALOMRA ÉS A SZERKEZETRE VONATKOZÓ ADATCSOPORT Cél: A leírási egység tartalmára, belső szerkezetére, rendezettségére, a megtörtént és a tervezett iratértékelésekre, selejtezésekre, tervezett gyarapodására vonatkozó információk megadása. 3.3.1 Tárgy és tartalom Cél: Olyan adatok szolgáltatása a felhasználók részére, amelyek alapján eldönthetik, mennyire releváns számukra a leírási egység. Alkalmazás: Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag O O O 0 O KOK Szabály: Ismertessük a leírási egység tárgyát, tartalmát a jellemző tárgykörök, irattípusok, az iratokban tükröződő eljárások kiemelésével, minden esetben utalva a jellemző időkörökre és - amennyiben az a fondképző történetéből, életrajzából (3.2.2.) nem egyértelműen következik - az iratanyag által érintett területre is a leírás szintjének megfelelően. Ezáltal jelezzük az iratanyagban adódó kutatási lehetőségeket. Indokolt esetben emeljük ki a leginkább kiemelkedő értékű iratokat, iratcsoportokat. Utaljunk arra, ha az iratanyagban tárgyi, kronológiai vagy egyéb tekintetben jelentős hiányok tapasztalhatók. Fondszint feletti szintek esetén a leírási egységhez tartozó fondok közös jellemző tartalmi jegyeiről adhatunk információt. 13
