Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal
Állag leírása esetén általában akkor alkalmazzuk, ha az állag kialakításának alapja az iratképző szervezeti vagy személyi önállósága a fondképzőn belül. Amennyiben a nyilvántartó rendszer lehetőséget ad rá, az iratképzö születésének vagy keletkezésének, illetve halálozásának vagy megszűnésének időpontjait szabványos dátum formátumú adatelemként adjuk meg. 3.2.3 A megőrzés története Cél: A leírási egység történetére vonatkozó mindazon információk megadása, amelyek az iratanyag azonosítása, hitelessége vagy értelmezése szempontjából fontosak lehetnek. Alkalmazás: Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag O O O O O KOK Szabály: Tüntessük fel a leírási egységet érintő tulajdoni változásokat, a megőrzésért és kezelésért felelős személyek/szervezetek változásait, valamint mindazokat a mozzanatokat, így a rendezési, segédletkészítési munkálatokat, migrálásokat és egyéb eseményeket, amelyek kihatottak a leírási egység mai állapotára és rendezettségére. Ahol lehet, mindig adjunk meg dátumokat, amennyiben megállapíthatóak. Azt is tüntessük fel, ha a megőrzés történetéről nem maradtak fenn adatok. Amennyiben egy fond állagai megőrzésének története eltérő, akkor a fondszintű leírásnál csak általános információt adjunk és utaljunk erre a tényre, a részletes adatokat pedig az állagoknál közöljük. Ha a leírási egységet közvetlenül az iratképzőtől vettük át, elhagyhatjuk a megőrzés történetét, és a fenti információkat a gyarapodásnál (3.2.4) adjuk meg. 3.2.4 Levéltárba kerülés/Gyarapodás Cél: A gyarapodás körülményeinek feljegyzése. Alkalmazás: Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Átlagcsoport Állag O O O O O KOK Szabály: Tüntessük fel azt a forrást (szervezet, intézmény, család, személy), ahonnan a leírási egység a levéltárba került. Tüntessük fel az átvétel dátumát és módját, jogi formáját 12
