Ajánlás fondok és állagok leírásához levéltári nyilvántartó rendszerben. A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 40. § (1)-(2) bekezdés szerinti leírások elkészítéséhez. 2018. 21 oldal
Regisztratúra jellegű fond esetén, valamint olyan szekció, fondcsoport vagy állagcsoport esetén, mely kialakításának alapja az iratképző(k) azonossága vagy egy szervezeti keretbe tartozása volt, nevezzük meg a leírási egységet működése során létrehozó személyeket, szervezeteket, gyűjteményes fond esetén a fond kialakítóját. Állag esetén, amennyiben az állag kialakításának alapja a fondképzö valamely elkülöníthető szervezeti egysége, ennek neve adható meg. A neveket az ISAAR/CPF szabványban leírt elvek szerint rögzítsük. A kitüntetett névalak (ISAAR/CPF 5.1.2.) megadása - ami regisztratúra jellegű fond esetén a leírási egység címében is szerepel — minden esetben kötelező. Indokolt esetben meg kell adni a párhuzamos névalakokat és egyéb névalakokat is (ISAAR/CPF 5.1.3, 5.1.5). A nevek leírásánál a MSZ 3440/2-79 (A bibliográfiai leírás besorolási adatai. Személyek nevei) és az MSZ 3440/3-83 (A bibliográfiai leírás besorolási adatai. Testületek neve) szabványokat vegyük alapul. 3.2.2 Szervtörténet/Életrajz Cél: Az iratképzőre vonatkozó szervtörténeti, illetve életrajzi adatok megadása, amelyek segítenek a leírási egység kontextusba helyezésében. Alkalmazás: Fondfőcsoport Fondcsoport 1 Fondcsoport 2 Fondcsoport 3 Fondcsoport 4 Fond Állagcsoport Állag 0 O O O O KOK Szabály: Tömören foglaljuk össze az adott szervezet vagy szervezetek keletkezésére, működésére, tevékenységére és változásaira, illetve az adott személy vagy személyek életére és tevékenységére vonatkozó lényeges információkat, utalva a kiegészítő információkat tartalmazó külső (nyomtatott és elektronikus) forrásokra is. Az információkat célszerű az ISAAR/CPF szabvány 5.2. Leírási adatcsoportjának elemei szerint tagolni. Olyan szekció, fondcsoport vagy állagcsoport esetén, mely kialakításának alapja több iratképző egy szervezeti keretbe tartozása volt, azokat az információkat adjuk meg, amelyek a leírási egységet alkotó fondképzők csoportjának egészére vonatkoznak. Fondszintű leírásban szervezetek esetén mindenképpen közöljük a szervezet fennállásának időkörét, létrejöttének pontos idejét és módját, megszűnésének idejét és módját, adjunk információt a jogelődökről és jogutódokról. Ismertessük a szerv, szervezet céljait, feladatait, funkcióit, tevékenységeit, a működésének kereteit meghatározó főbb jogszabályokat és jogi érvényű dokumentumokat. Ismertessük a szerv, szervezet működésének helyét, illetékességi területét, szervezeti felépítését, ezek változásait. Személyek esetén közöljük születésük és halálozásuk időpontját, helyét, életútjuk fontosabb állomásait, adjunk információt lakhelyükről, foglalkozásukról, betöltött tisztségeikről, tevékenységeikről, ismertessük fontosabb címeiket és kitüntetéseiket. Családok esetén ismertessük a leszármazási és rokonsági adatokat, különös tekintettel a leírási egység keletkezésében kiemelt szerepet játszott családtagokra. 11
