ISDF International Standard for Describing Functions. A Funkciók Leírásának Nemzetközi Szabványa. Első kiadás. 2007. Kézirat, 55 oldal.
3. FOGALOMTÁR
ISO 23081 - Information and documentation —Records management processes —Metadata for records, parts 1 and 2, Geneva: International Standards Organization, 2006-2007. 3. FOGALOMTÁR Az alábbi fogalomtár a szabvány szerves része. A definíciók a szabályok szövegkörnyezetében értelmezendők. Azonosító leírás (Authority record): Olyan kitüntetett névalak, amelyhez egyéb információelemek is kapcsolódnak, melyek azonosítják és leírják a megnevezett entitást, és rámutathatnak más, vele kapcsolatban álló azonosító leírásokra is. Funkció (Function): Olyan magas szintű rendeltetés, felelősség vagy feladat, amelyet jogszabály, célkitűzés vagy meghatalmazás révén birtokol valamely szervezet/testület, és az adott teendővel kapcsolatban elszámolási kötelezettség terheli. A funkciók felbonthatók lehetnek összehangolt műveletsorokra, mint részfunkciók, üzleti folyamatok, tevékenységek, feladatok, tranzakciók. Irat (Record): Valamely szervezet vagy személy tevékenysége vagy ügyintézése során keletkezett vagy hozzá érkezett és általa megőrzött, bármilyen formában vagy adathordozón rögzített információ. Iratképző (Creator): Bármely olyan entitás (szervezet/testület, család, személy), mely személyes vagy testületi tevékenysége során iratokat hozott létre, halmozott fel és/vagy őrzött meg. Levéltári leírás (Archival description): Egy leírási egység és esetleges alkotórészei hiteles reprezentációjának létrehozása, olyan információk kinyerése, elemzése, rendszerezése és rögzítése révén, melyek a levéltári anyag azonosítását, kezelését, fellelhetőségét és magyarázatát szolgálják, valamint megvilágítják azt a kontextust és iratrendszert, amelyben az anyag keletkezett. A kifejezés egyben ennek az eljárásnak az eredményét is jelöli. Proveniencia (Provenance): Az a kapcsolat, amely az iratokat az őket egyéni vagy testületi tevékenységük során létrehozó, felhalmozó és/vagy megőrző és használó szervezetekhez és egyénekhez fűzi. Proveniencia az a kapcsolat is, amely az iratokat azokhoz a funkciókhoz fűzi, melyek gyakorlásához az iratokra szükség volt. Szervezet/testület (Corporate body): Szervezet vagy személyekből álló csoport, amely saját névvel azonosítható, és amely entitásként cselekszik, vagy erre képes. Ide sorolható a testületi/hivatali minőségben folytatott egyéni tevékenység is. 10
