ISDF International Standard for Describing Functions. A Funkciók Leírásának Nemzetközi Szabványa. Első kiadás. 2007. Kézirat, 55 oldal.

4. A SZABVÁNY SZERKEZETE ÉS HASZNÁLATA

4. A SZABVÁNY SZERKEZETE ÉS HASZNÁLATA

4.1 A

szabvány meghatározza a funkcióleírásokban szerepeltethető információk típusát, s útmutatást ad a leírások levéltári információs rendszerben való alkalmazását illetően. A leírásokba foglalt információelemek tartalmát az adott levéltári intézmény által követett gyakorlat és/vagy az általuk használt szabályok határozzák meg.

4.2 A

szabvány információelemekből épül fel, melyek mindegyike tartalmazza:

a. a

leírási elem nevét,

b. a

leírási elem céljának meghatározását,

c. az

elemre vonatkozó szabály (vagy szabályok) leírását,

d. amennyiben

ez lehetséges, a szabály alkalmazását bemutató példákat.

4.3 A

bekezdések számozása csak a hivatkozások megkönnyítésére szolgál. Nem ajánlott a számozás felhasználása a leírási elemek megjelölésére, és nem tekinthető úgy, mint a leírások szerkezetére vagy az elemek sorrendjére vonatkozó előírás.

4.4 A

leírási elemek négy adatcsoportba tagozódnak:

1. Azonosítási

adatcsoport: azon információk összessége, amelyek egyértelműen az adott funkciót, és szabványosított elérési pontot határoznak meg.

2. Kontextus

adatcsoport: a funkció természetére és összefüggéseire vonatkozó információk.

3. Kapcsolatok

adatcsoportja: funkciókkal való kapcsolatot rögzítő és leíró adatok köre)

4. Ellenőrző

adatcsoport: a funkcióleírás egyértelmű azonosításra szolgál, és rögzíti, hogy azt mely intézmény milyen időpont(ok)ban hozta létre és tartja karban.

4.5 A

szabvány 6. fejezete útmutatást ad a funkcióleírásoknak az iratképzőkre vonatkozó azonosító leírásokkal, valamint a levéltárak leírásával való összekapcsoláshoz. Megjegyzendő, hogy egy adott funkcióleírás szükség szerint több azonosító leírással és levéltár leírással is összekapcsolható.

4.6 A

„B” Függelék teljes példákkal szolgál a jelen szabvánnyal összhangban összeállított funkcióleírásokra. Lásd még 4.10.1

4.7 Minden,

a jelen szabványba foglalt adatelem felhasználható a funkcióleírás létrehozásához, de közülük az alábbi három elengedhetetlen.

1 A szabvány idegen nyelvű kiadásaiban szereplő példákat elhagytuk, ezek az ICA honlapján elérhető idegen nyelvű változatokban megtekinthetők. A B függelékben magyar példákon mutatjuk be a szabvány alkalmazási lehetőségeit. [A fordító]-Típus (5.1.1);-Kitüntetett névalak (5.1.2);

11