ISAD(G) Genearal International Standard Archival Description. Az Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa. Második kiadás 2000. Kézirat, 54 oldal.
BEVEZETŐ
tétele érdekében. A levéltári leírás részének tekintendő minden olyan információ, amely a levéltári anyag kezelésének bármely fázisa során születik és rögzítődik. Ezek az információk dinamikusak, bármikor módosíthatók és kiegészíthetők a tartalom és a kontextus alapján; különösen a számítógépen tárolt leírások könnyen helyesbíthetők, módosíthatók vagy integrálhatók. A leírás szabályai elsősorban a levéltári anyag életciklusának attól a ponttól kezdődő szakaszára koncentrálnak, amikor annak tartós megőrzésre való kiválasztása megtörténik, de alkalmazhatók korábbi fázisokban is. B4. t ezekkel az útmutatókkal együtt kell használni a speciális levéltári anyagok leírásánál. B5. itt rögzített szabályrendszer olyan folyamat eleme, t és cseréjét; ő helyen készült leírások egységes információs rendszerben történő kezelését. B6. n jelenítsék meg és publikálják, például katalógusokban, inventáriumokban, listákban. B7. ban vagy digitális formában), amely független az egyes iratőrző helyek segédleteitől. B8. A szabvány úgy készült, hogy a levéltári anyag leírására annak típusától és hordozójától függetlenül alkalmas legyen; ugyanakkor szabályai nem adnak útmutatást az olyan speciális levéltári anyagok leírására, mint például a pecsétek, a térképek, a hangzóanyagok. Ez utóbbiakhoz már léteznek kiadott útmutatók, és jelen szabvány A levéltári leírásra vonatkozóan amely biztosítja, hogy a leírások • következetesek, pontosak, de könnyen értelmezhetők legyenek; • segítsék elő a levéltári anyagra vonatkozó információk visszakeresésé • tegyék lehetővé az azonosító adatok megosztását a levéltárak között; • tegyék lehetővé a több iratőrz E célok eléréséhez a szabvány huszonhat elemet határoz meg, melyek kombinációjával állítható elő egy levéltári egység leírása. Az egyes elemeknél megjelenített információk struktúrájának és tartalmának meghatározásánál figyelemmel kell lenni a nemzeti szabályozásokra is. Mivel általános szabályokról van szó, jelen szabvány célja az, hogy széleskörűen alkalmas legyen a levéltári anyagok leírására, függetlenül azok terjedelmétől vagy sajátosságaitól; ugyanakkor a szabvány nem foglalkozik azzal, hogy ezeket a leírásokat vagy azok egyes elemeit milyen módo A leírási szabvány az elfogadott levéltári elveken alapszik. Például az a főszabály, hogy a leírás az általánostól halad az egyedi felé, a fond egységének4 elvén nyugszik. Ezt az elvet világosan érvényre kell juttatni, ha a cél levéltári leírások olyan általánosan használható rendszerének létrehozása (írás Az A-1. függelékben található hierarchikus modell a fondnak és részeinek rendezési szintjeit ábrázolja. Az egyes levéltári szintek leírásai, a levéltári anyag rendszerének függvényében, igencsak eltérhetnek. Például egy fondhoz készülhet egyetlen leírás, vagy készülhetnek róla különböző szintű leírások, amelyek egészben és részeiben is bemutatják. A fond a legmagasabb leírási szint; egyes részei további leírási szinteknek felelnek meg, ez utóbbiakról készült leírások gyakran csupán a fond egésze leírásának kontextusában értelmezhetők. Eszerint tehát készülhetnek fondszintű, sorozatszintű, tételszintű leírások, vagy leírások az iratdarabok szintjén; alkalmasint készülhetnek leírások állagszinten és alsorozatszinten is. Minden levéltári szint alatt létrehozható újabb leírási szint, ha ezt az iratképző szervezeti struktúrája vagy funkciói 4 Elfogadva, hogy a fond, illetve a fond részeinek leírására vonatkozó szabályok a gyűjteményes fondok leírására is alkalmazhatók. 7
