Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Középfok (1952-1953)

5. Fára József: A magyar iratselejtezés

Egy harmadik fajta ad ja-mint fentebb a második féleségnél-a minden szervnél egyaránt jelentkező ügyeket és külön-külön a csak egyes szerveknél jelentkező ügyeket, A legtöbb niniszteriun az ügyek felsorolásánál a cinszavak betűrendjét követi, van azonban ettől eltérő is, abol a betűrendre való te*p kintet nélkül bizonyos tárgyi csoportosítás sz.erint nen rövid cinszóval jelölve, hanem körülírva az ügyiratokat* adja neg azok őrzési időtartanát j vagy jelzi azt, hogy nen selejtezhetők, Q?erjedelnüket tekintve egyesek igyekeznek lehetőleg teljességgel jegyzékbe felvenni az ügyintézésükben jelentkező ügyköröket, nások csak elvi irányítást kívánnak adni, a jegyzékben újból közlik az "Utasításban már felvett általános elveket, es csak a főbb ügykörökre nézve állapítják meg egyenként való felsorolásban .az őrzés időtartamát, illetőleg a kiselejtezés tilalmát, A magyar iratkezelés történetében első izben jelentkeznek az ügykörjegyzékek ekkora tömegben és ekkora terjedelemben, s első izben ölelik fel a magyar irattermelés egész területét. Az utasitás és ügykörjegyzék használatánál meg kell jegyeznünk azt. hogy a selejtezés végrehajtása szempontjából egyik sem csodaszer. Az ügykörjegyzékeknek lehetnek««s vannak hibái, hiányosságai, Éppenezért használatuknál mindig szemelőtt kell tartani azt, hogy minden iratot legelsősorban a rendeletben foglalt szempontok szerint bíráljunk pl és ha az irat e szempontok szerint megtartandó, még abban az esetben sem szabad azt kiselejtezni, ha az ügykörjegyzékben ennek az ellenkezőjét találjuk. e,/ A selejtezési munkálatok végrehajtása, irányítása, ellenőrzése

, . Már érintettük azt, hogy a 185. sz. rendelet a selejtezés irányítására és ellenőrzésére felelős egyénnek a kijelölését rendeli el. Az egyes minisztériumok a rendéletnek ezt az intézkedését az utasításokban még kiszélesítik olykép, hogy magukban a minisztériumokban és nagyobb szerveknél bizottságok alakitásat rendelik el, A bizottságok feladata a selejtezési felelőst támogatni a selejtezés munkáját végző dolgozók kiválasztásában, a selejtezési tervek előkészítésében, a dolgozók oktatásában, a munkálatoknak menetközben és befejezésekor való ellenőrzésében, , A selejtezés munkáját különösen a nagy irattömegeket felölelő általános selejtezés esetében nem lehet egészségesen végrehajtani előzetes terv elkészítése nélkül, A terv egybeállításánál meg kell állapítani azt, bogy elsősorban mely iratsorozatok selejtezését kell elvégezni, milyen évkórü iratok és milyen sorrendben vétessenek munkába. Tekintetbe kell venni a terv elkészítésénél az irattári helyzetet, valamint azt is el kell dönteni, hogy az iratok miként készíttessenek elő a selejtezés- . re

c A bizottság további feladata segítségnyújtás a selejtezés munkáját végző dolgozók kiválasztásában. A dolgozók helyes kiválasztásától függ az egész selejtezés sorsa. Azok képességei, felkészültsége, ismerettara, értékelési képessége együttesen dönti el, hogy a végzett selejtezés