Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Középfok (1952-1953)

5. Fára József: A magyar iratselejtezés

fajták, illetőleg ügyek, amelyek olyan természetűek, hogy még 5 évig való megőrzésük sem indokolt és .nagy tömegüknél fogva csak fölöslegesen töltik az irattárak polcait, mint amilyenek pl. a napi belépési jegyek, a nagy áruházak napi pénztári blokkjai, fuvarlevelek, stb-k. Maga a rendelet nem határozza meg. hogy melyek azok a szempontok, amelyek az iratőrzési időnek eltérő megállapításánál követendők, csak utal a fentebb emiitett elvre, amely szerint az ügyintézésben való, szükségesség időtartama a döntő. Hogy ez a szükségesség meddig áll fenn, ennek eldöntését az. irattermelő szervre, illetőleg annak főfelügyeleti hatóságára bizza. . Az iratok őrzési időtartamának 5 évben történt megállapítása minden irattárnál maga után vonja azt a következményt, hogy mindazokat az iratokat, amelyek 5 évnél régebbiek, át kell vizsgálni, a megtartásra érdemeseket át kell adni a levéltárnak, az értékteleneket pedig meg kell. semmisíteni, azaz az iratokat selejtezni kell. A rendelet az iratőrzési idő megállapításánál az iratokat csak az irattermelő szerv szempontjából vizsgálta, nem foglalkozott azokkal más szempontból* Az iratok jelentősége nemcsak azoknak az ügyintézéshez szükséges voltukban rejlik, hanem - miként ezt Csernov megállapítja - tudományos, politikai és gyakorlati jelentőségük is van. Ezért az ügyviteli szükségességen túlmenően ezekből a szempontokból is meg kell vizsgálnunk az iratokat és levéltári tekintetekből ez teszi a selejtezés^műveletét annyira fontossá. A selejtezési műveletnek részletekig • menőleg való ismertetése előtt, meg kell jegyeznünk, hogy a 185, rendelet maga nem foglalkozik részletekbe menően a selejtezés kérdésével, hanem csak irányítást ad, amaak részleteiben való szabályozását egyes L minisztériumokra bizza. b,/ A.selejtezési munkálatok elvégzésének időpontja

. A rendeletnek a selejtezéssel foglalkozó része elsősorban a selejtezési munkálatok időpontjával foglalkozik. A rendelet a 2. §-ban selejtezési munkák idejének szabályozásánál két csoportra osztja az iratokat. Az első csoportba az 1946, évben és azt megelőzően keletkezett iratokat sorolja be es azoknak a selejtezési idejét állapítja meg, a második csoportban pedig az 1946. évpután keletkezett iratok selejtezése felől intézkedik, Az első^^seportbá tartozó iratok selejtezésé általános iratselejtezésnek'tekintendő, amely 8o év.iratanyagának a selejtezését öleli fel magában, s amely munkálattal egyszer s mindenkorra befejezőé~tt az irattárakban ebből a korszakból felgyülemlett iratanyag selejtezése, ' A másik csoport 'az- évről-évre megismétlődő évi selejtezési munkálat, amely az 5 evi őrzési időt betöltött iratok selejtezésére vonatkozik. Az általános'selejtezés levéltári szempontból azt jelenti, hogy Magyarország irattermeleséből e selejtezési munkálatok befejezése után minden ki nem selejtezett irat levéltárba kell, hogy kerüljön, kivéve azokat, amelyekre az egyes szerveknek az ügyintézés érdekében szükségül: van. Ezek szerint tehát az általános selejtezés befejeztével - elméletben a fentebb emiitettek kivételével, a magyar irattárakban csak 5 év irattermelését őrzik, ami az irattárak kezelésének könnyebbségét idézi elő, s ez egyben az igazgatási ügykezelésnek észszerűbbé tételét is előmozdítja,