Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Középfok (1952-1953)
5. Fára József: A magyar iratselejtezés
<-"•* f"", mmm Sőt'tekintve azt, hogy az igazságügyminiszterium 9,5oo/1951. I.M. sz. rendeletével szintén intézkedik a maga és felügyelete alá tartozó szervei működésében keletkezett iratok selejtezésére vonatkozólag és a levéltárak is folytatnak iratanyagukban selejtezést a 185* rendelet figyelembevételével, elmondhatjuk, hogy - a honvédséget leszámitva 1952. évben megindult az első olyan általános magyar iratselejtezés, amelyet jogszabályok szabályoznak és amely a levéltári érdékek teljes mértékben való tekintetbevételével a levéltárak gondos közreműködésével folyik, A rendelet hatóterületét tekintve is sokkal általánosabb a múlttal szemben, mert kiterjed a közületi szervekre és a vállalatokra is. Minthogy a közületi szervek fogalmi köre is nagyban bővült, elmondható, hogy a rendelet általános, magában foglalja - a kivételeket leszámitva - majdnem az összes irattermelő szerveket. Ez a- múlttal szemben nagy fejlődest jelent. A 9 §-ból álló rendelet cime szerint a közületi szervek /vállalatok/ iratainak megőrzéséről és selejtezéséről szól. Az alábbiak szerint tagolható a./ az iratok őrzési idejének a megállapítása, b e / a selejtezési munkálatok elvégzésének időpontja, c»/ az iratok értékelésének, vizsgálatának szempontjai, d„/ a vizsgálat módja és az ehhez szükséges segédletek, e,/' a selejtezési munkálatok vezetése, végrehajtása, ellenőrzése, -io/o. szétválogatott iratok sorsa, g c / vegyes intézkedések. a,/ Az iratok őrzési idejének megállapítása . Az iratok őrzési idejét általában 5 évben állapítja meg a rendelet. A múltban ilyen általános szabályozás nem volt, de a gyakorlatban az iratokat lo évig őrizték meg, kivéve a magánjogi, általában a jogi kihatással biró iratokat, amelyeknek őrzési ideje 32 év volt, A^rendelet az iratok őrzési idejének a megállapitásánál- az irattermelő szervek szempontjából - azt az elvet tartotta irányadónak, hogy az irattermelő szerv minden iratot addig őrizzen meg irattárában, ameddig neki arra további működéséhez szüksége van. Amennyiben a szervnek to— p vábbi működéséhez, ügyintézéséhez valamely iratra nincs már szüksége, annak az ő irattárában való további megőrzése nem indokolt, fölösleges. Az általános őrzési időnek 5 évben történt megállapítását gyakorlati megfontePások eredményezték ? Ugyanis nagy tömegben'vannak olyan iratok,, amelyek a szerv szempontjából ennyi idő alatt fölöslegesekké válnak, igypezeknek a szükségesnél hosszabb időre való megtartása nem indokolt. Fölöslegesen foglalnak helyet az irattárakban, kezelésük felesleges munkát jelent, s egyben mint a papírgyártásben felhasználható nyersanyag fölöslegesen, hosszabb időre van kivonva, a népgazdaság vérkeringéséből, A rendelet nem ragaszkodik mereven az 5 évi őrzési időhöz, hanem módot nyújt ahhoz, hogy az illetékes főhatóság, illetőleg felügyeleti hatóság megállapíthassa az egyes iratok 5 évnél hosszabb, .vagy rövidebb ideig való őrzését. Ennek a lehetőségnek a megadása részben a már fentebb kifejtett elvi megfontolásból ered, mert lehetnek,sőt vannak oly irat•
