Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Alsófok (1952-1953)
6. Bakács István: A selejtezés
tan sajátíthatjuk el, hanem csak magának az anyagnak tüzetes ismerete alapján,- mert máskülönben nem fogjuk megtalálni az értékmérőt annak megállapításához,, hogy melyek azok az iraték, amelyet az illető iratképző szerv történő tere vonatkozólag í? alapvető fontosságúak. Konkrét példával közelebbről : is megvilágítjuk az^átselejtezendo iratanyag strukturális felépítése ismeretének fontosságát, nyilvánvaló, hogy egy üzem - s ezen érthetjük egy uradalom gazdasági igazgatóságát,központi számvevőségét is - irattárából számos nyugta, szp.madásmelléklet kiselejtezhető, amennyiben a nyugtákon feljegyzett adatok a pénztárkönyvekben teljes egészükben helyet foglalnak. Tehát.pontosan ismernünk^kell, hogy a pénztarvezetés során milyen adatokat vettek át a nyugtákból,mit vezettek be a pénztárkönyvekbe,, így pl, a magyaróvári uradalom számadáskönyveiben az első világháború idejéből ismételten szerepelnek a^ hadifoglyok zsoldjára, élelmezésére fordított Összegek 0 olm esak a^számadásmellekletekét képező napszánkimutatrsokból, zsold- és élelmezési jegyzékekből tudhatjuk meg, hogy a számadástestben feltüntetett pénzösszeg vagy élelmiszermennyiség hány hadifogoly zsoldjárr és élelmezésére fordíttatott s hogy a hadifoglyok milyen nemzetiségűek voltak* A selejtezés tudományos jellegét ismerte el a minisztertanácsi rendelet, amikor a selejtezés megszervezésére selejtezési felelőé kijelölését rendelte el| jelentősebb iratképző szerveknél a felelőst munkájában selejtezési bizottság támogatja, Az ügykörjegyzékek készítésébe - amely a szakminisztériumok és a közoktatásügyi minisztérium közös feladata volt - az utóbbin keresztül a levéltárnak is beleszólása volt* Meg lényegesebb a levéltárnok állandó ellenőrzése a selejtezési munkánál,végül pedig annál a vizsgálatnál, amely a^kiselejtezésre ítélt iratoknak abból a szempontból való felülvizsgálatára hivatott, hogy nem kerültoke ezek közé megőrzésre érdemes iratok, a levéltár kiküldöttjének is részt kell vennie ö <» gyakorlatban azután igen jelentős eredményt hozott az a körülmény is, hogy az országszerte folyó selejtezési munkákba belekapcsolódtak a Úunkásmozgalmi Intézet kiküldöttei is, akik a magyar munkásmozgalom történeti forrásanyagát válogatták ki a selejtezés során. Az Ügykörjegyzékek, bármilyen részletesek s bármily körültekintéssel készültek is, végeredményben mégis csak keretjegyzékek s a selejtezőnek esotenkint alkalmaznia kell az előírásokat a kezében levő irat tárgyára vonatkoztatva, A szubjektív szempontok nem küszöbölhetők ki teljesen, ám az objektív szempont, az ügykörjegyzék határt és korlátokat szab a selejtczőnek P Az elkészült ügykörjegyzékek használhatóság és szerkezet szempontjából nem egyformák, vannak jobban s kevésbbé jól sikerült^ügykörjegyzékek© Példaképpen emiitjük meg, hogy a közigazgatási Bíróság iratanyagának selejtezéséhez készült ügykörjegyzék alapján a dolgozók nem tudtak megbirkózni a feladattal s csakhamar kitűnt ? hogy nem a dolgozókban., hanem a jegyzékben van a hiba,amit természetesén ki kellett javítani. Az elmondottakból tehát kitűnik^ hogy a darabszán szerinti átnézést semmiképpen sem lehet kiküszöbölni s nem lehet - habár az ügykörjegyzék alapján lehetne - egész iratcsomókai, kisoiejtoznünko I^pp a selejtezési bizottságoknak volt"a feladatuk,az, hogy a selejtezési munkát elvégzőket a munka megindulása előtt résziétes utasításokkal lássák el,részletesen kioktassák, J. nagyobb irattermelő szerveknél munkacsoportokat szerveztek, igy a kollektív felelőssége illetve a,kollektív munka kellő biztosítást nyert, ami szintén a selejtezés minőségi eredményességét segítette elő. *
