Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Alsófok (1952-1953)

6. Bakács István: A selejtezés

A selejtezendő iratanyagnak és a megfelelő ügyköri jegyzéknek pontos "és részletes ismerete nélkül jó munkát nem lehet végezni. A selejtezési rendelet szerint az átsélejtezett s megőrzésre érdemesnek nyilvánitott iratanyagot a levéltárak a selejtezés befejezésétől számitott egy éven belül kötelesek átvenni; addig az iratanyagot az iratképző szervnek a "levéltári szabályoknak megfelelően" kell kezelnies nyilvánvalóan állványokra helyezve, rendezett s kutatásra alkalmas módon kell tárolnia őket. Mig tehát az 1952; év levéltárainkra a selejtezés munkájának irányítását, ellenőrzését rótta, a jelen^esztendőben a megőrzésre érdemes iratokat kell átvennünk, A selejtezéssel kapcsolatban meg kell még említenünk, hogy a rendelet messzemenően gondoskodik arról, hogy a kiselejtezett iratokat illetéktelenek fel^ ne használhassák, líülön rendelkezik a különleges kezelésű iratok szállításáról és bezuzásáról s általában elrendeli, hogy az iratok csak a papírgyártás céljait szolgáljáko A takarékosságot szolgálja a rendeletnek az a része, amely a még használható (egészen vagy egyik oldalukon tiszta) papírok újbóli felhasználásáról szól. Hangsúlyoznunk kell azonban, hogy az ilyen félig tiszta papírok felhasználásánál nagyon óvatosaknak kell lennünk s az éberség követelményeit mindig szem előtt kell tartanunk. A bizalmas természetű iratok ily módon fel sem használhatók, azokat teljes egészükben be kell zúzatni, selejtezésüket is csak a bizalmas iratok kezelésével megbízott személy végezheti. Á kiselejtezés tényét a segédletekben f el kell tüntetni, mégpedig az irattározás bejegyzésére szolgáló segédkönyvbe a "kiselejtezve" szónak és a selejtezés évének feltüntetésével. -Annál a jelzetnél kelletehát a kiselejtezés tényét följegyezni, amely jelzet alatt az irat őriztetett (Alapszámi * Ha nincsenek meg az irattári segédkönyvek, az iktatókönyvbe kell a.bejegyzést eszközölnünk, ha ezek sincsenek meg, akkor u.n. selejtezési jegyzéket készítünk, abbén minden irat sorsáról tájékoztatunk: tehát nemcsak azt tüntetjük fel, hogy megtartatott vagy kiselejteztetett az irat, hanem azt a körülményt is, hogy a selejtezés végrehajtásakor az irat nem volt a helyén, vagy helyette csupán őrjegyet találtunk. Gyakorlati szempontból javasolható, hogy a megtartott iratodról készítsünk jegyzéket, amelyben az irat jelzetén kivül rövid tartalmát is feltüntetjük. Meg kell jegyeznünk, hogy az igazsá^ügyminisztórium a többi minisztériumtól, sőt az alaprendelettől eltérően is, 1867 helyett az 1872 előtti iratok selejtezését tilalmazza, ezenfelül az 1918-1944 közötti büntetőjogi iratok sem selejtezhetők ki egyelőre, s ha a selejtezés meg is történik, csak 2o év múlva kerülnek az iratok levéltári őrizetbe. Az 1872 előtti iratok 6o napon belül átadandók a levéltáraknak, az átsel yjtezett s az ügyintézéshez még továbbra is szükséges iratok'"'* pedig 32 ev múlva, .az igazaágügyminisztórium azonban a LOK-nak a kiselejtezendő • iratok útmutatójának összeállítására nagyobb tért enged., Uint emiitettük, a levéltáraknak hatalmas tömegű átselejtezett irat- . anyagot kell ebben az évben átvenniök. h megfelelő férőhely biztosítása céljából rendelte el a 1QK a levéltárakban levő s 1867 utáni iratanyag selejtezését, a levéltári selejtezésnél nem kell tekintettel lenni - természetszerűleg - az iratok őrzési időtartamára, hanem csak