Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Alsófok (1952-1953)

5. Bakács István: Levéltári segédletek

Amikor a levéltári rendszerekről, -majd a rendezésekről szólottunk,, megállapítottak; hogy ezeknek rendeltetése akár az iratképzo' ezervek mindennapi működéséhez szükséges iratok rendelkezésre bocsátása,, akár pedig a történettudomány, a szocializmus építésének korában a népgazdaság igényeinek kielégítése, 3 szólottunk arról is

f ftcgy nemcsak a rendszer

9 a rendezés a fontos, hanem a kutatóknak megfelelő segédleteket is rendelkezésre keli bocsátani, hiszen máskülönben az iratanyag ban való tájékozódás teljesen lehetetlen. A segédletnek ezen felül az is a rendeltetése, hogy az iratanyag.'terjedelméről tájékoztatást nyújt son s ezek se^itsédével egy rendjében teljesen felbomlott iratanyagot eredeti rendjébe is vissza tudunk állítani* Természetes tehát, hogy a levéltárak keletkezésével egyidőben jelennek meg a segédletek is s előzŐ előadásunkban ismételten rámutattunk a segédletek sokféleségére, amelyek a különböző korok különböző irattári rendszereinek megfelelőképpen készültek, ül* alakultak ki. Beszéltünk arról

? hogy a királyi udvarban, a királyi kancelláriában már a j£V. században vezették az u*n

a Liber regiusokaat, amelyekben az adományleveleket vezették be, a hiteleshelyi levéltárakban a regi stábok, pi'othocollumok jelennek meg.- amelyekbe, a bemutatott, vagy pedig általuk ki^llitott oklevelek szövegét - sokszor csak a fogalmazvány formájában - bevezették- Kzek alap ián azután szükség esetén minden nehézség nélkül lehetett másolatokat (^átiratokat) kiállítania Említettük azt is. hegy az oklevelek hátlapjára vezetett. rövid regesztákat, később l'ajstre-könyvekbe, ^elenchusokba ve-' zették be, ezeknek azonban már kizárólagos célja a tájékozódás volt, m mert egy ilyen lajstromkönyvi bejegyzés alapján másolatot kiállitani legalábbis hiteles? teljes szöveggel - már nem lehetett. Meg kell jegyeznünk, hogy nem egyszer ezeket a lajstromkönyveket és prothocollumokat iratfajták szerint állították Össze, tehát az örökvallások. a vizsgálatok, a határjárások, stb,, külön-külön kötetbe kerültekc A hivatalszervek megjelenésével egyidelüleg a hivatalszerv működéséhez szükséges iratoknak rendelkezésre való gyors és könnyű bocsathatásn végett természetszerűleg ujabb segédkönyv-tipusok jelentkeznek

c A legtöbb helyen a leiratokat lemásolják, esetleg csak kivonatxökat jegyzik köxnyvekbOc A többi iratról csak néhol készitenek lajstromot/ többnyire mutatókat állítanak össze, amelyek igen kezdetlegesek* A személynevekét pl. a keresztnevek alatt találjuk meg,:vagy pedig igen-általános fogalmakra utalnak (harmincadügy, sóügy, stb.;) 9 vagy a. kincstári. birtokok neveire* A mutató az iratoknak közelebbi tárgyi maghatározását nélkülözi, emellett tetemes iratanyaghoz - amelyet a napi szükséglet, vagy pedig a fiskális érdekek megvédése szempontjábél.nem tartottak fontosnak - semmiféle segédeszközt nem készítették. így pl

0 a magyar kamaránál még a nádortól, vagy saját elnökétől érkezett iratok is.se- . gédkönyv nélkül maradtak:*A fordulópontot a hivntalszoavek irattáraiban voltaképpen az iktatás bevezetése jelentette, amely a XVIII

c század közepén alakult ki* Az iktatással minden egyes ügyirat a hivatalba beérkezése, vagy a-hivatal ban való keletkezése pillanatától Ke^ve egyedileg megfogható", ellenőrizhető volt- dloször^még a beérkező és az elintézett iratokat külön* külön iktatták^ 177o-től kezdve azonban egyetlen iktató számsorozatba kerülnek egy-egy hivatalszerv iratai. Lzsel kapcsolatban jelenik meg a rovatos iktatókönyv, amelyről szintén beszéltünk már, Fontcsabb részeii az iktatószám, a beérkezés ideje, a beküldő hivatal vagy személy