Levéltári dolgozók szakmai továbbképzése. Levéltártan. Alsófok (1952-1953)
5. Bakács István: Levéltári segédletek
rieve (esetleg "hivatalból", "ux Gffo"), a'a ügy rövid tárgyi meghatározása, sokszor a megfejelő elő- rs utéiratok mégjélöláse, az elintézés módja, az expediálás ideje, az irat irattári jelzete, ezenfelül nem egyszer feltüntetik az előadó nevét s természetesün, ha más hivataltól érkezik az irat, akkor keltát és iktatószámát is 3 Nyilvánvaló, hogy az iktatással egyidejűleg gondoskodni kellett arról, üogy - különösen nagyobb terjedelmű anyagnál - adott esetben 1 ne kelljen az egész iktatékönyvet; átolvasni egy-egy ügyirat előkereshetősége végett, Az elő- és utóiratok számai, az irattári jelzetek, az idegen hivatalok által átküldött iratok iktatószámai külön-külön segédkönyvekbe kerülnek, amelyek tehát mintegy az iktatóköriyv kiegészítései? az iktatókönyvet, adott esetben mentesitik. Nem szabad elfelejtkeznünk arról,hogy a mutatók készitése is pontosabbá válik, iparkodnak mind jobban megközelíteni a tárgyat, nem elégszenek meg egyetlen utalással, hanem a tárgyból több oimszavat emelnek ki, amelyeket megfelelő helyében bevezetnek a mutatóba, esetleg bővebben is mt.gjelölik^a kérdéses ügyirat. tárgyát* Több hivatalszerv bevezeti azt. az eljárást, ho^y az előadó feltünteti az ügyiraton, hogy milyen címszavak mutatózásat tartja szükségesnek "pro indice" megjelöléssel, s akkor az iktatóhivatal miután az ügyirat hivatali pályáját befutotta s mielőtt az irattárba ' elhelyezést nyer - a mutatókönyvekben feljegyzi az előadó által kivánt vezérszavakat, A mutatóban az egyes betűk alatt, vagy külön kötetekben elkülönítik a személyekre, helyekre, tárgyakra utaló címszavakat, Az iktatással egyidőbsn szükségessé válnak a belső kézbesi- . tokönyvek, postakönyvek, a kölcsönkönyv, a kiadványozás nyilvántartására szolgáló könyv, stb, • A polgári korszak átveszi a feudális hivataiszervek segédkönyveit amiként az irattári rendszert is -* r?*iiként/egésziti * az alapszámrendszerrel, ugyanúgy a megfelelő segédkönyvet, az u. n 0 alapszámkönyvet is rendszeresitik. Érdekes jelenség, hogy a feudális korban számos íiivatalszervnél előforduló másolati könyv rendszert a polgári korszak is átveszi; A leveleskönyvek a XVI* sz, végétől a XVIII. sz, elejéig valóságos segédkönyvek, amelyekbe bemásolták az expediált leveleket, mégpedig teljes szövegükbe^ Ezek a levélmásolati könyvek nem számithatók fogalmazványnak, minthogy ezekbe a végl eges szöveg került be, ezekbe az elküldés előtt szórói-szóra beirtak a leveleket, Ezeket a könyveket külön mutatózták is, többnyire a címzettek abc-rendje szerinte Vállalatok a XIX. ^sz,-ban is^átveszik ezt a rendszert, pl, a Natorp- kereskedelmi társaság levéltárában találunk ilyen levélmásoiati könyveket, sőt a fuvarleveleket, számlákat is külön-külön könyvekbe másolták. Lzek voltaképpen szintén segédkönyvek, A technika fejlődése azután megteremti az olyan levélmásolati könyveket, amelyekbe másolópapír segitsegével Írják be a szövegeket. Az első példányt kiemelik a könyvből, expediál-^ ják, a másolati példány benne marad a könyvben* Ebben a korszakban már ezek fogalmazvány-jellegüek, mert ezek pótolják a fogalmazványt is, habár tisztázottak, vagyis törlés, javítás nincs bennük P Később a gépírás terjedésével nem könyvbea,hanem külön-külön lapokon vannak ezek a másodpéldányok, amelyeket azután az irattárak mint fogalmazványokat őriznekaEzek már teljes egészükben pótolják a fogalmazvanyokat,miáltal természeteseh a fogalmazványoknak korábban ismertetett forrásértéke elvész, hiszen .a szó legszorosabb értelmében vett fogalmazványokat,,, •• amelyekben a törlésekből,Javításokból,valamely intézkedés létrejöttét megismerhetjük, megsemmisítik
