Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)

6. Wiszniewski, Franz: Egy üzemi levéltár megszervezése

3. A levéltári megőrzésre nem érdemes anyag kiselejtezése: Üzemi levéltárban való megőrzésre többek között nem jön tekintetbe mindaz az iratanyag, melyet időközökben összefoglalnak és az ilymódon kerül az üzemi levéltárba, pl. nyersanyagbeérkezésre, teljesítményre, géptel jesitményre., nyersanyag-és energiafogyasztásra vonatkozó napi jelentések, napi forgalmi jelentések, eladási jelentések^ napi pénztári jelentések, az anyagailomány. árukészlet:.statisztikai ingadozása, anyagkészlet, személyzet. Előmunkálatokra, tervekre stb. vonatkozó íratok, statisztikai alapanyag. Jelentések, emlékiratok,, műszaki rajzok, időközbeni intézkedések és tervek-fogalmazványai. Űrlapszerű rendszeres jelentések és hirdetmények. Annak eldöntése, hogy mi levéltárérett és-mi nem az, egyedül az üzemvezetőségnek felelős levéltáros dolga, A szóbajöhető osztály meghallgatása után ő dönt afelett is, hogy melyik az az anyag, amelyik nem. kebelezendő be az üzemi levéltárba és melyik az, amelyik elvben^már előzőleg kiselejtezendő papírgyártás vagy megsemmisítés céljából. .Az illetékes üzemi osztályok javaslatai kívánatosak, /v.ó, az előző, üzemi levéltárak alakítására vonatkozó utasítások 6, §-ával./ C. Az iratanyag gyűjtése, rendezése, jelzetelése, és kiértékelése. a/ Iratszámok. • ' Áz üzem egyes osztályai a levéltári őrzésre érdemes iratdarabokat két példányban készített iratjegyzék kíséretében eladják az üz.emi levéltárnak." Ott minden egyes iratot azonnal levéltári számmal látnak-el, mely ideiglenes iratszámul szolgál. Ezt a beérkezési számot az iraton és az iratkázbesitési jegyzékben a levéltár az egyes iratoknál bevezeti és a kiegészített kézbesítési jegyzéket és iratot beszolgáltató osztálynak visszaadja. Amennyiben"ennek az osztálynak később szüksége volna valamelyik iratra, ugy csak az irattári számot kell megadni ahhoz, hogy a szükségelt irat időveszteség nélkül elővehetó*

/

még abban az esetben is, ha a kérdéses irat még nincsen kiértékelve az üzemi levéltárban. Az első iratkiadásnál az üzemi levéltár az egyes osztályokat közvetlenül értesiti.-Az irawálasztás itt az üzemi levéltáros rész'-vételével történik. a/ Proveniencia elve alapján .történő iratrendezés: Az üzemi levéltárban való iratrendezésnél és az iratjegyzékek későbbi felfektetésénél", a proveniencia elve kerül alkalmazásra, f amelyet majd minden modern állami levéltárban és a gazdasági levéltárak nagy többségénél máris alkalmaztak. Az iratokat itt származásuknak "megfelelően, lényegében abban az összefüggésben hagyják meg, amely az egyes osztályok üzletmenetében és azok iktatásánál kialakult. Tehát az egy üzemi osztálytól származó iratállományt zártan és lehetőleg azonos módon helyezik el. A proveniencia elvéLOE-11.356-52-12, . ^