Levéltári szakmai továbbképző tanfolyam előadásai (1952)
6. Wiszniewski, Franz: Egy üzemi levéltár megszervezése
Az üzemvezetőség tudta nélkül egyetlen iratot sem szabad megsemmi síteni, A vállalatvezetésnek kötelessége köriratban minden egyes— osztályt figyelmeztetnie és mindig újólag utalnia arra, hogy a vállalat egyetlen tagjának sem szabad önhatalmúlag iratokat elpusztítani. Ha az üzemben selejtezésre érett iratok vannak, akkor azok elpusztítása előtt az illetékes tartományi levéltárt,illetőleg Potsdamban a Nemei; Központi Levéltárat kell értesíteni.. Egyes különleges esetekben a Belügyminisztérium Levéltárügyi Főosztálya /Berlin, W. 8. Mauerstrasse 25./ értesítendő. 3. Áz üzemi levéltár lehetőséghez képest végleges helyen n yerjen elhelyezést, hogy. elkerülje az aktáknak- egyik neiyisegDoi á másik helyiségbe való állandó vándoroltatását. A levéltári helyiség legyen száraz, tüz- és betörésbiztos. Ugy kell felmérni a szükséges helyet, hogy az előreláthatólag a következő években bekerülő iratanyagnak is legyen helye. Csekélyebb irattermelés esetén kisebb üzemeknél eleinte" elegendő egy erős, jól sárható szekrény, a legajánlatosabb egy páncélszekrény. Ha a gyakorlatban jól bevált fémpolcok nem szerezhetők be, akkor fapolcokat vagy zárható faszekrényeket kell felállítani, amelyekben az-iratokat''csomókban, egymáson fektetve vagy állítva lehet őrizni. III. Áz üzemi levéltár felállítása. 1. Minden üzemre általános érvényű felállítási sémát adni. természetesen lehetetlen.•A felállítás se történj ék formai szempontok szerint, hanem lehetőleg rugalmasan. Mindig újra.hangsúlyozni kell, hogy az üzemi.levéltar az üzem érdekeit és szükségleteit szolgálja. Ennek megfelelően az üzemi levéltár felállításánál is tekintetbe keil' venni az üzem különleges szerkesetét. A felállításnak könnyen kezelhetőnek kell lennie, lehetőséget kell nyújtania arra, hogy a télies ügyintézés pontos beosztását, rendjét és áttekinthetőségét biztosítsa, miután az üzemi levéltárnak az üzem részére kell meg-, oldania olyan feladatokat, amelyek az iratanyagnak a gazdaságosság • és használhatóság szempontjából történő kiaknázását lehetővé teszik. Hogy a teljes aktaanyagról áttekintést nyerhessünk, az összes iratokat, - amennyiben azok már nem szükségesek bizonyos feladatok megoldásához - minden osztályról össze kell hordani. At kell kutatni a pincéket és padlásokat is, hogy az esetleg még ott tároló állagokat elérhessük. Ez főképp azokra az üzemekre érvényes, amelyek 1945 előtt is működtek. Az 1945 után felállított üzemekben az 1945 évnek és a rákövetkező éveknek- elintézett ügyiratai ideiglenesen felveendők az üzemi levéltárba. A végleges bekebelezés csak a törvényesen előirt 10 éves határidő eltelte után hajtandó végre. Az egyes osztályok iratanyagaikkal együtt két példányban késsitett iratjegyzéket adnak át az üzemi levéltárosnak. Péld a: __ A Könyvelési osztály részéről as üzemi levéltár részére a mai napon a következőket adtuk át: 1. 1945. évi mérleg, 2. 1946o évi számadási mellékletek,
