9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

Például: 28-U-O Hivatalok belső átszervezése 28 - ügykörszám: Hivatalok belső átszervezése U - ágazati hovatartozás: Titkárság O - Nem selejtezhető 24-E-3 Építési engedélyek elutasítása 24 - ügykörszám: Építési engedélyek elutasítása E - ágazati hovatartozás: Építésügy 3 - Selejtezési jel (jelentése: 10 év után selejtezhető) A jelrendszeren belül a selejtezési jelet 1-től 6-ig arab számmal jelölik: 1 csoport 2 év után selejtezhető 2 csoport 5 év után selejtezhető 3 csoport 10 év után selejtezhető 4 csoport 15 év után selejtezhető 5 csoport 30 év után selejtezhető 6 csoport 75 év után selejtezhető 0 csoport nem selejtezhető, ahol megadják a levéltárba adás idejét is. Például: 40-H-O - Sajtótermékek engedélyezése; 15 év után adható levéltárba, 21-K-O - Iparjogosítványok; 50 év után kerülhetnek levéltárba, 44-H-O - Árvízvédelem; ez az ügycsoport levéltári átadási idejénél a „HN" - határidő nélküli -jelzés található, ami azt jelenti, hogy az iratot a tanács határidő nélkül őrzi, amennyiben mégis levéltárba kívánja adni, vagy a levéltár szeretné begyűjteni, az átadó tanács és az átvevő levéltár külön megállapodás alapján kerül majd levéltárba. Az irattári terv általános és különös részből állt. Az általános rész azokat az ügyfajtákat tartalmazza, amelyek valamennyi vagy több szakigazgatási szervnél is előfordultak. (Ilyen pl. az alkalmazási iratok.) Az általános rész ügyköreihez az irattári terv nem adta meg az ágazati betűjelet, hanem azt a betűjelet kellett konkrét ügynél alkalmazni, ahol az irat keletkezett. Az előbbi példánál maradva, ha mondjuk a művelődési osztály alkalmazott valakit, akkor a „P" betűjelet kell az irattári jelnél használni, vagyis Ol-P-6 lesz az irattári jele, az egészségügynek viszont a „B" az ágazati betűjele, ott Ol-B-6 írandó irattári jelként. A különös rész igaz-