9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

Mivel az 1970-es években megkezdődött a tanácsoknál is az iratkezelés „gépesítése", sorra jelentek meg kisebb-nagyobb kapacitású számítógépek, másrészt jelentkeztek olyan törekvések, amelyek a tanácsok szakmai kompetenciájának helyreállításán fáradoztak, mindezek megkövetelték az iratkezeléstől is a korszerűbb munkamódszereket, a pontos és gyors információ-szolgáltatást. A rendelet megfogalmazta az iktatás szabályait, előírta az iktatóbélyegző használatát, az iktatókönyv rovatainak kitöltési módját, rendelkezett arról, mikor célszerű gyűjtőszámot, illetőleg gyüjtőívet használni, továbbá szabályozta az irat-nyilvántartással kapcsolatos egyéb tennivalókat, a mutatózás szabályait, az előadói ívre vonatkozó előírásokat. Az ügyiratkezelési rendszer továbbra is az alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszer maradt. A küldemények átvétele, felbontása tekintetében - a korábbiakhoz viszonyítva - egyrészt a távmondatok és telexküldemények kezeléséről rendelkezett, másrészt a közérdekű bejelentésekről szóló törvény hatálybalépését követően külön jelzést írt elő a panaszok („P") és a közérdekű bejelentések, javaslatok („KB") megkülönböztetésére az iratkezelésben. Az ügyiratkezelés folyamata lényegesen nem változott az előző szabályozásokhoz képest, de merőben új volt a lényegében ma is használatos irattári jelrendszer, mely az iratok csoportosítását és célszerű tárolását hivatott szolgálni: az ügy típusát, ágazati hovatartozását, selejtezési minőségét kifejező szám- és betűkombinációból áll. Az 1973-as szabályozással kifejezetten az irattári rend korszerű kialakítása volt cél, különös tekintettel arra, hogy ez a jelrendszer kódolható is, tehát alkalmas az ügyintézés számítógépes (mennyiségi és minőségi) vizsgálatára. További előnye, hogy egyszerűbbé, biztonságosabbá vált ezzel az iratselejtezés is. Az irattári jeleket a szabályzat mellékleteként megjelenő irattári terv tartalmazta. Az irattári terv két részből állt: 1-20 ügykörszámok az általános tárgyakat, a 21-től kezdődő ügykörszámok az igazgatási szokások tárgyait részletezték. Az irattári terv az irattári jelet, az ügykör tárgyát, a selejtezhetőség jelét és a levéltárba adás határidejét sorolta fel. Az irattári jel összetevői a következők: - ügykörszám: az ügy típusát, - ágazati betűjel: ágazati hovatartozását, - selejtezési jel: selejtezhetőségét, ill. annak idejét mutatja.