9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

séget, valamint az iratok biztonságos fennmaradását, egyúttal útmutatást adott a szabályos selejtezési eljárás lefolytatásához, a levéltári átadás, kölcsönzés stb. lebonyolításához. A kormányrendelet szerint a levéltárak közreműködtek az illetékességi körükbe tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak véleményezésében. A véleményezés során különös gonddal vizsgálták, hogy: - az iratok nyilvántartása tartalmazza-e az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat, - a nyilvántartást kiegészítő segédletek vezetése révén - név, tárgy, helynév mutató az irat útja mind az ügyintézésben, mind az irattárban követhető, ellenőrizhető-e, - az iratokat mind az ügyintézés, mind az irattározás során a szerv ügyköréhez igazodó irattári terv alapján rendszerezik-e, - vizsgálták, hogy a tétel selejtezhető-e vagy sem, és a nem selejtezhetőket mikor kell levéltárba adni, illetőleg a selejtezhetőket ügyviteli érdekből hány évig kell a szerv irattárában megőrizni. Meg kellett kívánni, hogy a szervek az osztály vagy rész irattárak mellett központi irattárat is létesítsenek, és az irattárakban lévő iratokról, raktári egységenként az irattári terv szerinti tagolódásuknak is megfelelő raktári jegyzék készüljön. A szabályzatnak tartalmaznia kellelt az iratok selejtezésének, valamint levéltárba adásának részletes szabályait. Ki kellett térnie a kép és hangfelvételek, valamint gépi adathordozók nyilvántartásának, kezelésének, őrzésének speciális szabályaira is. Az iratkezelési szabályzat két fő részből épült fel: a) ún. szabályzati rész b) irattári terv a) A szabályzati rész fejezetei a következők: I. Fogalom-meghatározások II. Az iratkezelés szervezete és rendszere III. Az iratok átvétele, postabontás, érkeztetés, irányítás IV. Iktatás V. Az ügyiratok intézése VI. Az iratok továbbítása VII. Irattárba helyezés, irattári kezelés VIII. Selejtezés