9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

IX. Iratok átadása a levéltárnak X. Megszűnő szervezeti egységek iratainak átadása XI. Megszűnő szerv iratainak átadása b) Az iratkezelési szabályzat melléklete az irattári terv. Minden irattári terv összeállításánál a legalapvetőbb kérdés, hogy melyek az adott szervnél a legfontosabb ügykörök, vannak-e történeti értékű iratok. Az előforduló ügykörök alapján meg kellett határozni az iratok tárgyi csoportokba sorolásának lehetőségeit. Az irattári tervben felsorolt tárgyi csoportokat tételeknek nevezzük. Az ügyintézők az irattári tervnek azon tételeit alkalmazzák, melyekben munkájuk során irat keletkezik. Az irattári terv rovatai: irattári tételszám, a tétel tárgya, irattári megőrzési idő (években), levéltárba adás ideje. Az irattári tételszám az egyes iratcsoportok azonosításához használható jelzőszám, amely számokból, vagy számok-betűk kombinációjából áll. Meghatározza a tárgykörbe tartozó irat besorolását, az irattári rendszerben elfoglalt helyét. Az irattári terv jellege szerint kétféle lehet: 1. szervezeti felépítést követő 2. funkcionális. Mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai. A szervezeti egységekre épülő terv előnye a könnyen kezelhetőség. Egy-egy osztály, az irattári tervnek csak egy részében érdekelt. Igen nagy hátránya azonban, hogy az óhatatlanul több egységen ismétlődő ügykörök más és más tételszám alá kerülnek esetleg más és más őrzési idővel. Ez a tételszám-keretet felduzzasztja, és gondot okozhatnak a szervezeti változások is. Előnyösebbnek tartjuk az ügykörökre épülő irattári tervet. Ennek hátránya ugyan, hogy a szervezeti egységeknek a témának megfelelően a terv különböző részeit kell használniuk, tehát kezelése nagyobb körültekintést igényel, előnye viszont, hogy ugyanaz az ügykör függetlenül attól, hogy melyik részlegen keletkezett, ugyanazt a tételszámot kapja. Az utóbbi években kiadott irattári tervek egyre gyakrabban az ún. „a" és „b" őrzési helyeket különböztetnek meg. Az „ a" hely általában az irat készítője, az a szervezeti egység, akitől az irat irattározása számonkérhető, azaz ő köteles a több példányban készülő irat egy példányát, vagy az ügyviteli érték megszűntéig, vagy a levéltár-érettségig megőrizni. Az ún.