9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 7. Iratkezelési reformok 1945 után

Az iratnyilvántartó lapok és az iratok ilyen rendben való kezelése feleslegessé tette az iktatókönyvek, a mutatókönyvek, az irattári sorkönyvek használatát, így forma szerint is egyszerűbbé vált az iratkezelés. A főcsoportok, alosztályok, osztályok közigazgatási rendszámainak - számsorrendben való - szisztematikus felsorolását és a rendszer használatának leírását külön kötetben tették közzé. A kötet az ügykörök megnevezésének betűrendjében is tájékoztatást nyújtott a rendszámokról. A közigazgatási számrendszeres iratkezelés alkalmazásától az említett törvény és rendeletgyűjtő, rendszerező funkcióján túl is természetesen az iratkezelés, a tájékoztatás egyszerűbbé tételét várták. Hatáskörjelző szerepétől azt remélték, hogy az ügyben illetékes szervet, részleget, előadót könnyebben találják meg az ügyfelek. Ennek érdekében javasolták kiírni az előadó ajtajára, hogy mely rendszámok tartoznak hozzá. A posta elosztásának megkönynyítését is remélték ettől a hatáskörjelző szereptől. A községek akkori 120-200-as, a középfokú szervek 1000-1500-as ügyforgalmának gyorsabb lebonyolítását, ellenőrzésének könnyebbé tételét remélték. Egyszerűbbnek ígérkezett az ügycsoportok országos, intézményenkénti, országrészenkénti előfordulásának áttekintése, többek között annak megállapítása is, hogy hol foglalkoznak az egyes ügykörökkel érdemben és hol csak érintőlegesen. Az ügykezelési könyvek mellőzése folytán önmagában is az adminisztráció csökkenését várták. Ugyanakkor a hírközlés egyszerűbbé tételét is feltételezték annak folytán, hogy akár csak számokkal is kifejezhetővé lehetett tenni bizonyos szövegeket; nemzetközi tekintetben és az üzleti kapcsolatokban is alkalmazhatónak látszott a mondanivaló vagy egy részének közigazgatási rendszámokkal való közlése. A racionálisnak ígérkező rendszert azonban rövidesen, 1951 végével megszüntették. Elsősorban azért, mert új minisztériumok jöttek létre, miközben a közigazgatási számrendszer éppen a 12 főhatóságra építkezett. Másrészt az ipar, termelés kérdései viszonylag háttérbe szorultak a rendszerben, miközben éppen ekkor egyre nagyobb fontosságot nyertek ezek a területek. Továbbá kiegészítésre is szorult a szabályzat: érvényben létének 3 éve alatt is több módosítást eszközöltek. Csoportszámos iktatás Egyszerűsített, az új fejleményeknek megfelelő kiadását jelentette a csoportszámos iratkezelési rendszer bevezetése. A 178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rendelet vezette be az állami