9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 4. A hazai irattári rendszerek kialakulása

A felek írásbeli kérvénnyel fordultak az illető intézményhez. Az írásbeli kérvényezed gyökerei az antikvitásig nyúlnak vissza. A kérvényt a kancelláriába kellett benyújtani, ahol előkészítették az ügyet az uralkodó (és a tanácsa) döntésére. Ezután a kancellária parancsot kapott arra, hogy a döntésnek megfelelően állítsa ki az oklevelet a fél számára. Ehhez először a tényleges ügyintézők: a jegyzők, az előadók, vagy a fogalmazók fogalmazványt készítettek. E fogalmazvány lehetett rövid, amely csak a lényeges részeit tartalmazta a készítendő oklevélnek. Lehetett azonban a fogalmazvány teljes is, amely egészében tartalmazta a leendő oklevél szövegét. Míg az előbbiek sorsa a megsemmisülés lett, az utóbbiakat könyvekbe másolták, amelyek segítségével szükség (pl. az eredeti elvesztése) esetén ismételten ki lehetett adni az oklevél szövegét hiteles formában. A fogalmazvány elkészítéséhez az ezzel foglalkozó tisztviselőknek rendelkezésére álltak különböző segédkönyvek, amelyek korábbi ügyekben kibocsátott oklevelek formuláit tartalmazták csupán. Használatuk lehetővé tette a kancelláriának, hogy azonos ügyekben azonos formulákkal állíthasson ki oklevelet, megtakarítva ezzel az újrafogalmazás munkáját. A fogalmazványt bemutatták az oklevél kiadójának, vagy annak, akit a kiadó ezzel megbízott. Az ő jóváhagyásuk után került a kancellária írnokai kezébe, akik a fogalmazványt letisztázták mindenki számára olvasható, világos betűkkel. Az így letisztázott oklevelet a kiadónak bemutatták, aki vagy aláírásával, vagy pecsétjével hitelesítette. A megpecsételés után kirótták az oklevélért fizetendő illetéket, majd bevezették az iktatókönyvbe, és végül átadták az oklevélnyerőnek. A kancelláriai iratokon megjelentek a különféle jegyzetek, a 15. századtól a királyi aláírások. Jelentős változás volt, hogy az Anjouk korától (1308-1382), mint említettük, a királyi privilégiumok másolatait regiszteres könyvekbe (királyi könyvek) írták, és a következő évszázadtól fordul elő, hogy az oklevél hátlapjára a könyv oldalszámát is rávezették. Megőrizték a fontosabbnak ítélt iratok másodpéldányát vagy másolatát is, a 15. század közepén ezeket a budai tárnoki házban helyezték el. Ezek az iratok a király magánlevéltárának részei voltak. Az anyag 1526-1542 között elpusztult. Egyes feltételezések szerint bizonyos része az 1686-os felszabadító háború előtt még megvolt, a török kiűzése után azonban már semmi sem maradt belőle. Nincs arra utaló adat, hogy az iratok egyszerű őrzésén túl annak rendszerezésére, jegyzékelésére törekedtek volna. Azaz az 1526 előtti királyi levéltárnak nem volt irattár jellege.