9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

A számvitelről szóló 1991. évi XVIII., és módosítása, a 2000. évi C. törvény értelmében a gazdaság minden olyan résztvevője, amelynek működéséről magánszemélyek és jogi személyek tájékoztatást igényelnek, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről, a naptári év lezárását követően, könyvviteli adatokkal alátámasztott beszámolót köteles készíteni. Ez azt jelenti, hogy e kötelezettség a gazdasági társaságok, szövetkezetek, alapítványok stb. mellett valamennyi szervezetre kiterjed, amely az állami költségvetésből gazdálkodik, vagy onnan támogatást kap (az Országgyűléstől a helyi önkormányzatokig, illetve az állami és önkormányzati szervek által fenntartott intézményekig, alapítványokig), sőt az egyesületekre, pártokra, szakszervezetekre, egyházi intézményekre stb. is. Az említett beszámoló alapját az üzleti könyvek (naplófőkönyv, pénztárkönyv stb.) képezik, melyekbe a gazdálkodó tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható eseményeket kell bejegyezni, s a naptári év végén le kell zárni. Az éves beszámoló mérlegből, eredménykimutatásból és üzleti jelentésből áll. Az év végi záráshoz olyan leltárt kell elkészíteni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat, s feltünteti azok mennyiségét és értékét is. Az üzleti könyvekbe történt bejegyzéseket számviteli bizonylatokkal kell alátámasztani. A társadalmi szervezetek (egyesületek, pártok, szakszervezetek) működését az 1989. évi II. és XXXIII. tv. valamint a Polgári Törvénykönyv szabályozza. Ezek előírják valamennyi ilyen típusú szervezet részére alapszabály készítését, tagnyilvántartás és tagdíj nyilvántartás vezetését, éves költségvetés és éves beszámoló készítését stb. E szervezetek célkitűzésüknek és jellegüknek megfelelően programokat, propaganda anyagokat stb. készítenek, tagjaikkal és más társadalmi szervezetekkel, illetve az állami szervekkel levelezést folytatnak stb., stb. Mások jogai által korlátozott mértékben az állampolgár jogosult tájékozódni az említett iratok tartalma felől közvetlenül is - ha nem is feltétlenül azok keletkezésének időpontjában, de egy bizonyos idő elteltével -, vagy közvetve a sajtó (rádió, tv), illetve a tudományos feldolgozások révén. (Érszegi Géza, Szűcs László, G. Vass István)