9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

A bírósági útra tartozó ügyek általában keresetlevél, panasz, feljelentés stb. alapján indulnak meg. A keresetlevélben fel kell tüntetni az eljáró bíróságot, a feleknek, valamint a felek képviselőinek nevét, lakóhelyét és perbeli állását, az érvényesíteni kívánt jogot, az annak alapjául szolgáló tényeknek és azok bizonyítékainak előadásával, a bíróság hatásköre és illetékessége megállapításához szükséges adatokat, végül pedig a bíróság döntésére vonatkozó határozott kérelmet. Ha a keresetet szóban terjesztik elő, a kérelmet jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet a bíróság munkatársa és a kérelmező aláírása hitelesít. A keresethez - szükség szerint - okiratokat csatolnak, az eljárás folyamán pedig az akta meghatalmazásokkal, szakértői véleményekkel tanúkihallgatási jegyzőkönyvekkel, idézésekkel illetve azok tértivevényével stb. gyarapodik. A bíróság tárgyalásáról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a jegyzőkönyvvezető és a tárgyaló tanács elnöke aláírásával hitelesít. A tárgyaláson meghozott és kihirdetett határozatot (ítélet, végzés) szintén írásba kell foglalni és annak eredeti példányát a tárgyalási jegyzőkönyvhöz fűzni. A bíróságokon a tárgyalások és az ülések nyilvántartására tárgyalási naplót kell vezetni, mégpedig úgy, hogy abból a tárgyalási napok és a tárgyalt ügyek száma, továbbá az egyes ügyekben meghozott határozat lényege kitűnjön. A helyi bíróságokon e célból perkönyvet vezetnek. A bírósági kezelőiroda minden beadványt és iratot bejegyez a lajstromba. A magán- és állami vállalatok üzleti ügyeinek intézése során keletkező leggyakoribb iratféleség a levelezés. A termeléshez, üzemeléshez szükséges áruk és anyagok beszerzése, illetve a létrehozott termékek értékesítése a vállalati ügyvitel - és ezen belül az adminisztráció - egyik legfontosabb feladata. A gazdasági társaságokról szóló törvény (jelenleg hatályos: 1997. évi CXLIV. tv.) kötelező erővel előírja egyes iratfajták készítését, folyamatos vezetését, így mindenekelőtt társasági szerződés (alapszabály) készítését, a cégbírósági bejegyzésre vonatkozó okirat megőrzését, az év végén mérleg és vagyonkimutatás készítését stb. Ezen túlmenően a korlátolt felelősségű társaság taggyűléséről, illetve a részvénytársaság közgyűléséről jegyzőkönyvet kell felvenni. A törzsbetétekről, üzletrészekről, a kibocsátott részvényekről, illetve kft. esetében a tagokról pontos nyilvántartást kell összeállítani. Valamennyi gazdasági társaság köteles üzleti könyveit pontosan, a számviteli előírásoknak megfelelően vezetni. A részvénytársaság igazgatósága évente legalább egyszer jelentést készít a közgyűlés részére az ügyvezetésről, az üzletmenetről és a társaság vagyoni helyzetéről. Lényegében ugyanilyen dokumentumok vezetését és készítését írja elő a szövetkezetek részére az 1992. évi I. törvény is (módosítása: 2000. évi CXLI. tv.).