9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 2. Az irat és az irattan

natot tartalmazza. Vásárlásainkról blokkot kapunk, az értékesebb műszaki cikkekről, használati tárgyakról jótállási jegyet és műszaki leírást is... stb., stb. Mindennapi életünket közvetlenül, vagy közvetve meghatározzák azok az iratok is, amelyek a közigazgatási szervek (a központi kormányzati szervek és helyi önkormányzatok) működése során keletkeznek. Az államigazgatási eljárásról szóló törvény (1957. évi IV. törvény, módosítása az 1981. évi I. törvény) az eljáró hatóság (elsőfokon többnyire a települési önkormányzat) számára kötelezően előírja, hogy az ügyfél kérelmét - amennyiben nem írásban adta elő - jegyzőkönyvbe kell foglalni. A kérelmet jogszabályban meghatározott esetekben erre a célra rendszeresített nyomtatványon kell benyújtani. Az ügy intézése során az ügyfél, a tanú. a szakértő meghallgatásáról és a szemle lefolytatásáról jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvet a meghallgatott személy, az ügyintéző és a jegyzőkönyvvezető aláírása hitelesíti. Az ügyet általában határozattal kell lezárni, amelynek tartalmi és alaki követelményeit a törvény szintén részletesen meghatározza. Az államigazgatási szerv tény, állapot vagy egyéb adat igazolására hatósági bizonyítványt az ügyfél adatainak rendszeres igazolására pedig hatósági igazolványt ad ki; a szerv irattárában természetesen nem ezek, hanem csak tervezeteik, esetenként fogalmazványaik maradnak. (Az eljárás menetére a későbbiekben még visszatérünk.) Az állampolgárok főbb adatainak, illetve ezek változásainak (születés, házasság, elhalálozás) hivatalos nyilvántartására és tanúsítására hatósági nyilvántartókönyvet, azaz anyakönyvet vezetnek. Választások kitűzését követően választókerületenként, azon belül szavazókörzetenként össze kell állítani a választásra jogosultak névjegyzékét. Természetesen ezen túl is többféle nyilvántartást kell vezetni: például az önkormányzat ingatlan és ingó vagyonáról, a területén lévő közművekről, az esetleg még tulajdonában levő lakásokról stb. Nyilván kell tartani a kiadott vállalkozói igazolványokat, regisztrálva azok esetleges későbbi visszavonását, vagy visszaadását is. Az önkormányzatok természetesen nem csupán passzív szereplői a közigazgatásnak, hanem meghatározott célkitűzések jegyében aktív alakítói, irányítói is a helyi vagy területi közösségnek. A képviselőtestület a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvény felhatalmazása alapján, annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot. A képviselőtestület üléseiről jegyzőkönyvet készít, amely a megjelent képviselők és meghívottak nevét, a tárgyalt napirendi pontokat, a tanácskozás lényegét és a hozott határozatokat tartalmazza. A jegyzőkönyvet a polgármester és a jegyző aláírása hitelesíti.