9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 11. Az irattári munka

mik stb. iratai.) Tárolásuk a legtöbb esetben a nevek alfabetikus sorrendjének önmutatós rendszere. - a bérszámfejtéssel kapcsolatos adatokat - a legtöbb szervnél számítógépen tartják nyilván. A kapcsolódó papír-alapú dokumentumokat (szabadság-engedélyek, táppénz-igazolások stb.) célszerű tasakokban, a munkavállalók neve szerinti sorrendben tárolni. - anyag- és áruforgalmi iratok, melyek főként a gazdálkodó szervek működésével kapcsolatban keletkeznek igen nagy számban. Ebbe a körbe tartoznak a megrendelések, számlamásolatok, anyag- és áruforgalmi bizonylatok. A megrendelések iratai (árajánlatokkal, szállítási szerződésekkel) tárolhatók határidő szerint, a megrendelő neve szerint, illetve a megrendelt cikkszám szerint is, fontos csupán a felhasználónak legmegfelelőbb rendszer kialakítása. - a bejövő számlákat külön nyilvántartásba véve beérkezésük ideje szerint javasolt tárolni, a számlamásolatokat pedig keletkezésük szerinti időrendben. - a könyvelési bizonylatok is a tömegesen keletkező iratok csoportjába tartoznak. Megőrzésük szabályairól, mint már említettük, a számvitelről szóló törvény rendelkezik, mely szerint a számviteli bizonylatokat legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig kell olvasható formában megőrizni. A beérkezett számlák eredeti példányait nyilvántartásba vételük után a szállítók betűrendjében, azon belül időrendben tanácsos lerakni. A kimenő számlák másolatait a vevők betűrendjében, ezen belül emelkedő számsorrendben. A pénztári bizonylatokat a kiadás és bevétel időpontja szerint, azon belül a napi tételek száma alapján célszerű tárolni. A központi irattáros fontos feladata - indokolt esetben - az iratok rendezése. Erre elsősorban akkor van szükség, ha költözködés vagy egyéb ok miatt az eredeti rend felbomlott, vagy valamely meggondolásból ettől eltérő, új rendet kell kialakítani. A rendezési alapelvek megegyeznek a levéltári iratokra vonatkozó normákkal. Alapegység az egy iratképző anyagát magában foglaló fond, melyen belül az egyes szervezeti egységek iratai az állagok, ezen belül sorozatokat alakíthatunk ki. Szintek szerint az irattárban is megkülönböztetjük az alap-, közép- és darabszintű rendezést. Alapszintű rendezés alkalmával a fondok, állagok rendjét állapítjuk meg, és az összetartozó iratokat egymástól elkülönítjük. A munka második fázisa a középszintű rendezés, amelynek során kialakítjuk a raktári egységeket és ezeken belül az iratokat a sorozatok, illetve tételek szintjéig sorba rakjuk.