9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 11. Az irattári munka

Az irattárakban is előfordulnak olyan iratféleségek, amelyeknél a középszintnél részletesebb, darabszintű rendezés indokolt. Ide tartoznak a tervrajzok, térképek, jogbiztosító iratok (pl. alapítólevelek, szerződések), de darabszinten rendezzük a korábbiakban említett, nem iktatott számlákat, pénzügyi iratokat, egyes munkaügyi nyilvántartásokat is. Az iratok új, az eredeti irattári rendszertől eltérő kialakítására több okból is sor kerülhet. Például: az iktató- és mutatókönyvek hiánya, az iratok teljes összekeveredése, kutatási, viszszakeresési szempontok stb. A rendezés történhet tárgyi egységek kialakításával, időrend alapján, irattípusok szerint, a dokumentumok alakja, nagysága stb. figyelembevételével. Ha az irattári terv megvan, az szolgálhat kiindulópontul a rendezéshez, a módszer pedig az, hogy az iktatott és nem iktatott iratokból a tételszámoknak megfelelő csoportokat alakítunk ki. Ilyenkor a tételszámokat írjuk fel az egyes dobozokra, csomókra, kötetekre még akkor is, ha azok az iratokon nem szerepelnek. Tételszámos irattári egységek kialakítása nyomán nemcsak a tárolt iratanyag válik áttekinthetővé, hanem a selejtezés is könnyen megoldható. Ha az irattári terv hiányzik, abban az esetben rendezési tervei kell készíteni, amit köziratok esetében a szervet felügyelő, vagyis a területileg illetékes levéltár szakreferense bírál el. Az irattári segédletek Az irattári segédletek két fő csoportra tagolódnak: az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletekre és az irattár belső segédleteire. a) Az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletek: Átadás-átvételi jegyzék (a kézi és központi irattár közti anyagmozgás dokumentuma, de ilyen jegyzéken rögzítik az iratok levéltárba adását is) Gyarapodási napló (a kézi irattárból a központi irattárba került, jogelőd szervektől átadott iratok nyilvántartására szolgál) Fogyatéki napló (selejtezés, levéltári átadás vagy más célból az iratárból véglegesen eltávolított iratok nyilvántartója) Levéltári őrzésre átadott iratok jegyzéke (az őrzési idő lejárta után levéltárba került, történeti értékű iratok nyilvántartása) Iratkölcsönzési napló (betekintésre, tanulmányozásra átadott, majd az irattárba visszahelyezett iratok nyilvántartója). b) Az irattár belső segédletei - az irattári törzskönyv,