9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 11. Az irattári munka

K.m.f. N.N. X.Y. főosztályvezető központi irattáros átadó átvevő Iratkezelés a központi irattárban A központi iratárban oly módon kell az iratokat elhelyezni, hogy azok őrzése, állaguk megóvása biztosítva legyen, ezért kemény fedőlemezek között csomókban vagy dobozokban célszerű tárolni azokat. A dobozok nagysága 12-15 cm, és a csomókat is úgy kell kialakítani, hogy azok ne haladják meg a 13-14 cm-t. A tároló eszközökre rá kell írni - a szerv nevét, szervezeti egység megnevezését, - az iratok évét (évkorét), - az irattári tételszámot (irattári jelet), - az első és utolsó iktatószámot. Osztott iratkezelésnél az irattári rendnek tükröznie kell a szervezeti felépítést, hogy a gyarapodásnál a beérkező iratokkal a selejtezéseknél keletkező üres helyeket fel lehessen tölteni, így elérhető, hogy egy-egy szervezeti egység iratai egy blokkot képezzenek. Ezen belül a csoportosítás alapja az évek, majd az iratok tételszámának emelkedő sorrendje, ezen belül ha van - az iktatószámok emelkedő sorrendje lesz. Központosított (centralizált) iratkezelési rendszerben célszerű az iratok év, azon belül növekvő irattári tételszám, azon belül - ha van - az iktatószámok növekvő rendje szerinti csoportosítás, ez megkönnyíti a selejtezést, levéltári átadást. Az önkormányzati irattárakban az iratok csoportosításának alapját az év, az ágazati betűjel, az ügykörszámok és a selejtezési jel adja, ezen belül az iktatószámok emelkedő sorrendje a meghatározó. Irattárba tartozó iratanyagot képeznek a nem iktatott iratok is, melyek tartalmuk és főként formájuk miatt különleges tárolást igényelnek. Természetesen, ha iktatószámmal nem is, irattári tételszámmal kell, hogy rendelkezzenek, mivel egyébként nem lennének az irattárba besorolhatók. Főbb típusaik a következők: - személyzeti dosszié, mindazon iratok gyűjtője, mely a munkavállaló alkalmaztatásával kapcsolatban keletkezett. (Formanyomtatványok, önéletrajzok, pályázatok, kitüntetések, fegyel-