9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

Az osztályokon történő nyilvántartás nem tekinthető iktatásnak, csupán az illető szervezeti egység munkájának ellenőrzését szolgálja. Osztott iratkezelésnél nem vezetnek külön nyilvántartó-könyvet, hiszen az elintézést igénylő iratok iktatása az osztályon történik. A beérkező iratot csak egyetlen, az ügyben érdemben intézkedő szervezeti egység iktathatja be, és a kimenő levélnek is ez lesz az iktatószáma. A láttamozás, véleményezés céljából az osztálynak megküldött iratok az átfutó iratok naplójában tarthatók nyilván. Ez a megküldés dátumát, az ügyirat iktatószámát, és az intézkedéseket rögzíti. A gyakran előforduló, azonos jellegű ügycsoportoknak, ha azok egyetlen intézkedéssel zárulnak le, egy-egy gyűjtőszámot célszerű fenntartani (pl. az önkormányzatoknál iparengedélyek, iparszüneteltetés, szociális segélyek, jövedelempótló támogatások stb.). A gyűjtőszámokat - az iktatás módjától függetlenül - a rendelkezésre álló számkeret elején jelölik ki. Alkalmazásuk esetén az előző év gyakorlata alapján megállapított szükséglet szerint külön nyomtatványokat kell használni, és azokat bekötni az iktatókönyv elejére. Azokat az intézkedéseket, melyekre több szervtől vagy belső szervezeti egységtől válaszokjelentések érkeznek, gyűjtőíven kell feljegyezni. A gyüjtőívre fel kell írni azon szervek nevét, melyektől jelentések, válaszok várhatók. A kitűzött határidő lejárta után a gyűjtőívet csatolni kell az intézkedést tartalmazó irathoz. Minden ügyiratkezelési rendszernél az irat beiktatása előtt meg kell állapítani, hogy az ügynek a folyó évben vagy korábban volt-e előirata. Ha volt, akkor sorszámos iktatás esetében a kezelő köteles az előiratot az irattárból kikeresni, azt szerelni az utóirathoz, és az iktatókönyv „kezelési feljegyzések" rovatában feljegyezni az előiratnál az utóirat, az utóiratnál az előirat számát. Alszámos iktatásnál az elő- és utóiratok összekapcsolása csak az alszámok figyelembevételével történhet. A hagyományos iratkezelési munkának az iktatást követő része a mulatozás, melynek célja, hogy a visszakereséshez az iratot az iktatószámnál könnyen megtaláljuk. A mutatók hely-, név- és tárgymutatók lehetnek. Nem kell mutatót készíteni azoknál a szerveknél, vagy osztott iratkezelés esetén azoknál a szervezeti egységeknél, ahol az évi ügyiratforgalom nem haladja meg a 2000 darabot. Csak névmutatót kell készíteni, ha a kisebb ügyiratforgalmú szervek az iratokat elintézés után rögtön irattári tételek szerint kezelik. Az ügyvitel során mind az iktató-, mind a mutatókönyveket hitelesíteni kell. A kötetek első lapjára kerülő hitelesítésnél meg kell jelölni a szerv nevét, a könyv jellegét, lapjainak