9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

számát, a hitelesítés keltét. Év végén az iktatókönyvet le kell zárni. A lap alját vízszintes vagy fennmaradt számok esetében átlós vonallal kell megjelölni, rávezetve, mely iktatószámmal zárták le az iktatást és mikor. Mind a hitelesítést, mind a lezárást le kell pecsételni, és azt a szerv (szervezeti egység) vezetője írja alá. Az elektronikus iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint hagyományos iktatásnál: szerepelni kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges. A bevitt adatokat legalább év végén tartós módon ki kell iratni, és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. A felhasználás körére vonatkozó szabályozás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. Az elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás tényének megjelölésével naplózni kell, és ugyanitt rögzíteni szükséges a módosítás előtt szövegrészt is. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, floppy, CD stb.) mellé iratkísérőt kell csatolni, és azzal együtt kell kezelni. Az iratkísérő tartalmazza az iktatószámot, az adathordozó paramétereit, tárgyát, keletkezésének időpontját. Az iktatószámot magára az adathordozó tokjára szintén rá kell vezetni. Az e-mailen érkezett küldeményeket - ha hivatalos megkeresést tartalmaznak - ki kell nyomtatni és átadni iktatás céljából az ügy iratkezelőnek. Az ügyintéző kijelölése Minden beérkezett és iktatott iratnál ki kell jelölni az ügyintézőt. Ezt a müveletet szignálásnak nevezzük. (A szignálásra jogosult vezetők körét a szerv ügyrendje határozza meg.) Központi iratkezelésnél általában a postabontással megbízott vezető állású személy szignál, csak az ügyben eljáró szervezeti egységet jelölve meg. Az ügyintézőt később, a szervezeti egység vezetője jelöli ki. Osztott iratkezelésnél, ha a postabontás is decentralizált, akkor a szervezeti egység vezetője közvetlenül az ügyintéző nevére szignálhat. Szignálás után a szervezeti egységek kézbesítőkönyvvel, az egyes előadók előadói munkakönyvvel vagy rövid úton (iktatókönyvi bejegyzéssel) kapják meg az iratokat. A kézbesítőkönyv a szerven belüli iratmozgást regisztráló segédlet.