9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

kell az iratok azonosításához, hollétének megállapításához és az ügyben történt intézkedések rögzítéséhez szükséges adatokat. A sorszámos iktatásnál napjainkban használatos iktatókönyv rovatai a következők: - iktatószám, - dátum, - a küldő neve, száma, - mellékletek darabszáma, - ügyintéző, - az irat tárgya, - kezelési feljegyzések, - határidő, - irattári terv szerinti tételszám, - irattárba helyezés jele, kelte. Ha az iratot hivatalból kezdeményezték, akkor a küldő rovatba „H" jelzés kerül. Az alszámos iktatókönyv fentieken túlmenően tartalmazza az alszámokat, és ezek mennyiségének megfelelően biztosít lehetőséget az egyes, alszámokra iktatott iratok adatainak (beküldők neve, száma, kezelési feljegyzések, határidők, irattárba helyezés) külön-külön jelölésére. Az iktatókönyvben bármely iktatási rendszernél az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. A beérkezés keltét minden irat iktatásakor külön ki kell írni, ismétlőjelet használni nem szabad. A beküldő nevének kitöltésénél csak a közismert rövidítések használhatók. Nagyon lényeges a tárgy megjelölése, amit nem lehet az irattípus meghatározásával (pl. kérelem, beadvány, levél stb.) pótolni. A kimenő és bejövő iratok iktatása mindig egy könyvben történjék. A központosított iratkezelésnél gyakori, hogy az egyes szervezeti egységek külön osztály-nyilvántartó könyvet vezetnek. E nyilvántartó-könyv rovatai: - átadás kelte, - központi iktatószám és az osztály nyilvántartási száma, - kitől, honnan érkezett, - az irat tárgya, - előadó, - határidő, kezelési feljegyzések.