9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

A küldemények nyilvántartása Nagy iratforgalmú szerveknél, különösen osztott iratkezelés és központosított postabontás esetén szükségszerű a beküldött iratok érkeztetése. Érkeztetés alkalmával külön bélyegzőt használnak, mely csak az „Érkezett" felírást és a dátumot tartalmazza. A lebélyegzett iratok főbb adatait (a küldő neve, iktatószáma, tárgy, az ügyintéző szervezeti egység) érkeztető könyvbe vezetik be. Központosított iratkezelésnél külön érkeztető könyvet nem vezetnek, a postáról elhozott iratokra csak az érkeztető bélyegző lenyomatát helyezik. Az ügyiratkezelés legfontosabb része az iktatás, melynek segítségével figyelemmel lehet kísérni az irat mozgását, biztosítani fellelhetőségét. A küldeményeket az érkezés napján, vagy legkésőbb az azt követő napon iktatni kell. Iktatni kell a telexen, faxon érkezett leveleket, jelentőségüknek megfelelően a telefonon érkezett értesítéseket és a hivatalból keletkezett iratokat is. Az ügyintéző ugyanis csak akkor tudja a kimenő leveleket megfogalmazni és leírni, ha már van iktatószáma. Nem kell iktatni: - a nem hivatalos rendezvényre szóló meghívókat, - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, - a visszaérkezett tértivevényeket, - a hivatalos lapokat, szakfolyóiratokat, - számlákat, bizonylatokat, pénzügyi okmányokat, - a rendszeresen tájékoztatás céljából érkező statisztikákat, jegyzőkönyveket stb. Az iktatás első lépése az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton történő elhelyezése. A bélyegző lenyomata a következő rovatokat tartalmazza: - a szerv neve, székhelye, - az iktatás éve, hónapja, napja, - az iktatószám, - a mellékletek darabszáma, - az ügyintéző neve. A lenyomaton a rovatokat megfelelően, tollal kell kitölteni. A dátumnál a hónap nevét betűkkel, nagyszámú mellékletnél viszont elegendő az „Iratcsomó" jelölés. Az iktatószám az iktatókönyv megfelelő számából, (alszámából), évszámból és - mint korábban említettük - a mutatókönyv vagy a szervezeti egység betűjeléből, illetőleg jelzőszámából áll. Bármelyik nyilvántartási rendszert alkalmazzák, az iktatókönyvnek tartalmaznia