9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

témához tartozó iratokat az alszámok sorrendjében ezekben csoportosítják. Csak kis ügyiratforgalom esetén alkalmazható, f) Az együttes nyilvántartási és mutatózási rendszert, melynek lényege az ábécé regiszterben történő, önmutatós iktatás, elsősorban a nagy forgalmú panaszirodákban, szociális feladatot ellátó intézményeknél, illetve szervezeti egységeknél használják. Az iratkezelés folyamata Iratkezelés az iratok nyilvántartásba vétele előtt A szervek iratkezelésének első lépése a küldemények átvétele. A küldeményeket a hivatalos órák alatt a központi kezelőiroda, vagy az iratokat külön kezelő szervezeti egységek megbízott dolgozója veszi át. Ha valamely küldemény burkolata sérült, vagy láthatóan valahol már felbontották, ezt a tényt rögzíteni kell. Rá kell írni a borítékra, hogy „sérülten" vagy „felbontva" érkezett és a postabontó aláírásával ellátni. Ha az ügyfél vagy képviselője az iratot személyesen nyújtja be, kérésére az átvételt igazolni kell. A beérkezett küldemények felbontásának rendjét a szerv ügyrendje határozza meg. Központi iratkezelés esetén a postabontás is központosított. Kisebb szerveknél előfordul, hogy a postabontás jogát az igazgató magának tartja fenn. Osztott iratkezelésnél a küldeményeket - melyek egy része rögtön a telephelyre érkezik - a részleg vezetője vagy az általa kijelölt dolgozó bontja. Osztott iratkezelés esetén is van azonban olyan gyakorlat, hogy a részlegek munkájának áttekintése érdekében a postát a központban bontják. Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: a névre szóló magánküldeményeket - az „sk. felbontásra" jelzéssel ellátott küldeményeket - azokat a küldeményeket, melyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának - az államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó küldeményeket. A küldemények felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek e. Az esetleges hiányokat a borítékra fel kell írni, hogy az előadó intézkedhessen azok pótlásáról. A küldeményekben található külföldi pénz, fel nem ragasztott illetékbélyeg, nemzetközi válaszdíj szelvény stb. megőrzéséről a pénzkezeléssel megbízott dolgozó (pénztáros) gondoskodik.