9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

keret első számával kell megkezdeni. Ha az egység számára biztosított keret év vége előtt elfogyna, akkor más szervezeti egységeknél még ki nem osztott számokból kell pótkeretet kijelölni. Olyan helyeken alkalmazható, ahol a várható iratmennyiséget az előző évek tapasztalata alapján fel lehet mérni. A másik megoldás az, hogy a szervezeti egységek azonos iktatószámú iratait betűjelekkel különböztetik meg egymástól. Az ábécé összes betűjét figyelembe véve 24 önálló egység külön jelzésére van így lehetőség. A harmadik módszert, a jelzőszámok használatát ott lehet javasolni, ahol a szervezeti egységek többszörös alá- és fölérendeltségben állnak egymással, és az ügyiratok száma előre nem határozható meg. E módszerrel az iktatóhelyek száma bővíthető, és az iktatószámok mennyisége sem korlátozott. Az iktatás módja Az iktatás módjának megválasztása után el kell dönteni, hogy melyik a legalkalmasabb a hivatal, intézmény vagy vállalat nyilvántartásainak vezetésére. A ma is használatos iktatási formák a következők: a) Sorszámos iktatás, melynél minden iratváltás külön iktatószámot kap. Év elején az első iktató szám 1, vagy - mint jeleztük - a számkeret első száma. b) Alszámos iktatás esetén a kezdő irat külön iktatószámot (sorszámot), majd minden további, ugyanazon ügyben keletkező irat alszámot kap. Napjainkban általában a nyolc alszámos iktatást alkalmazzák, de kisebb ügyiratforgalom esetén használatos a négy alszámos forma is. Ha az alszámok elfogytak, új sorszámot kell nyitni. c) Ritkábban használják az alapszámos iktatást. Mint a történeti fejezetekben szó volt róla, ilyenkor is egy-egy iratváltás kap önálló iktatószámot, azonban minden olyan ügyben, ahol egynél több intézkedésre került sor, az újonnan beérkezett beadványhoz kell kapcsolni a korábbiakat, vagy pedig az első irathoz a későbbi intézkedéseket. d) A bírósági gyakorlatban alkalmazzák a főlajstromszámos iktatást, ami évektől függetlenül korlátlan számú alszám alkalmazását, az ügyek együttmaradását teszi lehetővé. , e) A nyilvántartásos dosszié rendszer az új, tételszámos iratkezelés nyomán alakult ki. E rendszerben az irattári terv tételszámai szerint dossziékat nyitnak, és az azonos