9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 10. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

Az államtitok és a szolgálati titok megsértése büntetőjogi felelősségre vonással jár. Az Európai Unióhoz való csatlakozásunk előtt várható az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény jogharmonizációja. Magyarországon is a NATO-ban és a Nyugat-Európái Unióban használatos négy lépcsős titokrendszer kialakítását tervezik és ebbe a rendszerbe besorolják majd a fejezet elején említett döntés-előkészítő iratokat is. (Kisasszondy Éva) 10. A JELENLEGI IRATKEZELÉS GYAKORLATA Az iratkezelés szervezete Az előző fejezetben ismertetett rendelkezések előírásai alapján az egyes szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a választott forma jól szolgálja azok rendeltetésszerű működését, feladataik gyors és eredményes megoldását, valamint tevékenységük hatékony ellenőrzését. Három különböző iratkezelési rendszert különböztetünk meg: központosított, osztott és vegyes szerkezetű iratkezelést. Központosított iratkezelésnél az iktatás, mutatózás, tisztázás, postázás, elküldés, átmeneti irattározás, tehát az ügykezelés valamennyi lényeges mozzanata egy helyen történik. A decentralizált {osztott) megoldás szerint az ügykezelés alapvető teendőit az egyes szervezeti egységek iratkezelői vagy az osztályirodák látják el. A vegyes ügykezelés azt jelenti, hogy e teendőket - az ügyrend meghatározása szerint - részben a szerv központi kezelőirodája, részben pedig a szervezeti egységek iratkezelői, vagy esetleg maguk az előadók végzik. Kisebb iratforgalmú szerveknél a központosított iratkezelést célszerű alkalmazni, míg osztott rendszerre a nagy iratforgalmú, több telephellyel rendelkező vállalatok, intézmények esetében van elsősorban szükség. A vegyes iratkezelés szintén a nagyobb szerveknél gyakori, amikor néhány speciális ügyfajtát (pl. humánpolitikai, főigazgatói iratok) külön iktatnak, míg a többi irat kezelése a központi irodában történik. Osztott vagy vegyes iratkezelésnél meg kell határozni, hogy a különböző iktatási egységek iratait hogyan különböztetjük meg egymástól. Ez háromféle képpen történhet: számkerettel, jelzőszámmal, betűjellel. A számkeret alkalmazása annyit jelent, hogy az év elején minden iktatási egység számára bizonyos számkontingenst jelölnek ki, és az iktatást a szám-