9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

A köziratokra vonatkozó iratkezelési előírások Az Ltv. értelmében a közfeladatot ellátó szerv köteles: a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni; b) a nyilvántartás és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni; c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba bejegyezni; d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni; e) az elintézett ügyek iratait - az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett - irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni; í) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezni; g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt - a 12. §-ban előírtak szerint - saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni. Az új Ltv. a korábbi, 1969-es szabályozáshoz képest kötelező érvénnyel lényegesen szűkebb körben írja elő az iratkezelési szabályzatok kiadását. Ugyancsak lényeges különbség, hogy a Ltv. különböző típusú, minta-, egységes, egyedi iratkezelési szabályzatokat vezet be. Mm/ű-iratkezelési szabályzatot készít a Kormány a minisztériumok, az országos hatáskörű szervek és a Miniszterelnöki Hivatal számára. A kormány által kiadott mintaszabályzat alapján ugyancsak mintaszabályzatot készítenek az ágazati minisztériumok, országos hatáskörű szervezetek az irányításuk, felügyeletük alá tartozó, állami és helyi önkormányzati intézmények részére. Egységes iratkezelési szabályzatot ad az államigazgatási szervek, a fegyveres erők, a rendvédelmi szervek, a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok, valamint a bíróságok részére az ágazati irányítást ellátó miniszter vagy az országos hatáskörű szerv vezetője. Ugyancsak egységes iratkezelési szabályzatot ad a legfőbb ügyész az ügyészségek számára. Belső iratkezelési szabályzatot készítenek a kormány által kiadott minta-iratkezelési szabály-