8. Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez. Módszertani segédanyag. Összeáll. Körösmezei András, Sipos Antalné. Bp. 2001.

III. Levéltári kapcsolattartás a különböző típusú gazdasági szervekkel

lesztett változat már meg is indokolná az egyes ügykörökben keletkezett iratok és irattípusok maradandó értékűnek minősítését. A minimumjegyzék továbbfejlesztésében azt is célul tűzzük ki, hogy az irattári tervekben az ügykör - tárgykör - irattípus (esetleg iratfajta) meghatározásában mutatkozó egyenetlenségeket lehetőség szerint kiszűrjük, ill. ezek kiszűrésére a szabályzat készítőit ösztönözzük. Egyes irattári tervek ugyanis az irattípust - például: jegyzőkönyvek, levelek (levelezés), felhatalmazások, engedélyezési okmányok, tanulmányok, stb. a tárgymeghatározás megkerülésével, közvetlenül az ügykörhöz kapcsolva tüntetik fel. Egyes ügykörökön belül ez a szerkesztési mód indokolt és elfogadható: a VEZETŐ SZERVEK IRATAI körében az Igazgatósági ülési jegyzőkönyvek tárgya nem szerepelhet, mivel egy jegyzőkönyvnek minden tárgya (napirendi pontja) nem sorolható fel. Az Igazgatóság levelei (levelezése) című tételből azonban hiányzik a tárgymeghatározás! Azt nem pótolja a leveleknek „kimenő levelek" és „beérkező levelek" című „tételekre" bontása sem. A példánál maradva: a levelezés mint irattípus tárgyának meghatározatlansága a maradandó értékű és nem maradandó értékű iratok szétválasztását hihetetlenül megnehezíti. Az igazgatók levelezése sem hordoz teljes egészében máshonnan meg nem ismerhető információt, és viszont, az egyes szervezeti egységek levelezése tartalmazhat értékes vállalattörténeti, gazdaságtörténeti adatokat. A levelezés partnerek szerinti bontása is közelebb vihetne a tárgymeghatározáshoz (pl. levelezés minisztériumokkal, belföldi-, külföldi vállalatokkal, osztályok közötti levelezés, stb), de a tárgyak szerinti irattározás nyújtana igazi segítséget az őrzési idő megállapításában: az anyagbeszerzési levelezés általában nem tartalmaz maradandó értékű információt, míg a nemzetközi megállapodásokat előkészítő levelezés általában igen. A Magyar Országos Levéltárban készült minimumjegyzék nem kötelező és nem általános érvényű más levéltárakra. Az önkormányzati levéltárak és a szaklevéltárak más szempontokat is érvényesíthetnek, sőt bizonyos esetekben ez kifejezetten kívánatos. A levéltárak iratátvételi koncepciója ugyanis a gyűjtőterület nagyságától és specialitásaitól függ. Nem hagyhatunk figyelmen kívül bizonyos, az irategyüttes korára jellemző tényezőket sem. A szocializmus időszakában például esetenként más, gyakran politikai szempontok érvényesültek a maradandó érték meghatározásánál. Ezeket ma már másként értékeljük. (Pl. a hidegháború éveiben a haditermelésre átállás iratai történeti érté-