8. Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez. Módszertani segédanyag. Összeáll. Körösmezei András, Sipos Antalné. Bp. 2001.

III. Levéltári kapcsolattartás a különböző típusú gazdasági szervekkel

pusokat is), amelyek iratait majd átadják a levéltárnak, de az a tapasztalat, hogy főként a felszámolási eljárás vagy a végelszámolás alatti vállalatoknál - amelyek zöme iratanyagát vállalkozókkal rendezteti - a legutolsó jóváhagyott irattári tervet nem veszik figyelembe. Ilyenkor a levéltárnak gyorsan és pontosan tájékoztatni kell a vállalkozót arról, hogy mely irattári tételeket tekint maradandó (történeti) értékűnek. A minimumjegyzék ebből a célból készült, sok évtizedes tapasztalat alapján felsorolva azokat az irattári tételeket, amelyeknek levéltárban a helyük. A megszerkesztett minimumjegyzék a lehetőség szerint teljes, áttekinthető és következetes legyen. Benne valamennyi olyan tárgykört és irattípust kívánatos feltüntetni, amelynek levéltári megőrzése indokolt. Célszerű, ha ezeket a tárgyköröket és irattípusokat az ügykörök főbb csoportjai szerint adjuk meg (pl. "IGAZGATÁSI ÜGYEK", "JOGI ÜGYEK", "GAZDÁLKODÁSI ÜGYEK" stb.) a könnyebb áttekinthetőség kedvéért. Érdemes utalni arra is, ha a cég rendelkezik tervtárral, hogy a tervtárból is kerülhet levéltári átadásra tervrajz, műszaki rajz. A minimumjegyzék nem feledkezhet meg a különleges információhordozókról sem. A filmek, videokazetták, üveglemezek stb. szintén tartalmazhatnak maradandó (történeti) értékű információkat. Ez utóbbiaknál azonban nem lehetséges és nem is szükséges a tárgy részletezése, mivel olyan széles körűek a szóba jöhető tárgykörök, hogy általános szempontok szerinti csoportosításuk lehetetlen. Iratátvétel előtt {irat: az Ltv. 3. § c) pontjában felsorolt minden adathordozó) minden esetben a levéltáros helyszíni (szerv)látogatása/betekintése szükséges, és konkrét megállapodás alapján kell történnie az iratátadásnak. A minimumjegyzék összeállítása a Magyar Országos Levéltár IV. Gazdasági Szervek Osztályán a szervdossziékban található, és az UMKL, ill. a MOL által jóváhagyott iratkezelési szabályzatok mellékletét képező irattári tervek feldolgozása alapján történt. Az N -15 jelzésű iratok ügyköreinek, tárgyköreinek és irattípusának meghatározásai adták a kiindulópontot annak megállapításához, hogy melyek azok az iratok, amelyek a legtöbb vállalatnál nem selejtezhetők és 15 év után levéltárba adandók. A minimumjegyzék mielőbbi elkészítésére azért volt szükség, hogy az iratrendezők kezébe valamilyen „sorvezetőt" adhassunk. A minimumjegyzék továbbfejlesztésén továbbra is folyamatosan dolgozunk. Célunk még részletesebben kifejteni a maradandó, történeti érték fogalmát, még részletesebb „tételjegyzéket" készíteni, amely nemcsak az iratőrzőknek, hanem a kezdő levéltárosoknak is szakmai segítséget nyújthat. Ez a továbbfej-