6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 3. Az iratok levéltári átadása

- raktári egység | év | ágazati betűjel ügykörszám selejtezési jel első és utolsó iktatószám - a tételszámos iratkezelés bevezetése előtt keletkezett iratok eredeti rendje fenntartandó (pl. közigazgatási rendszámos, csoportszámos stb.), kivéve, ha ez felborult és nem állítható helyre (ilyenkor tárgyi rendet célszerű kialakítani), - a speciális formátumú műszaki dokumentációknál, mikrofilmeknél stb. a maradandó értékű anyag átadását, illetve jegyzékelését a sajátos nyilvántartási rendszerekhez kell igazítani. A levéltári átadásra kerülő tároló eszközökön (doboz, csomó stb.) mindig fel kell tüntetni a szerv, a szervezeti egység nevét, az iratok évét (évkorét), tételszámát, a tételbe tartozó első és utolsó irat iktatószámát, a raktári egység sorszámát, azaz a raktári egységeket raktári jelzetelni (címelni) kell. Bármely kép- és hangfelvétel, mikrofilm vagy számítástechnikai adathordozó átadásánál hasonlóképpen kell eljárni. A számítástechnikai adathordozók átadására természetesen szintén csak rendezett, selejtezett és megfelelően segédletelt állapotban kerülhet sor. Az átadás/átvétel módját ezeknél különös figyelemmel kell tisztázni, hogy a további adatőrzés és kezelés biztonsága garantálható legyen, mert az adathordozó anyagok és programok ma még nem szabványosítottak kötelező érvényűén, s mert a tartós archiválás feltételei a különféle mágnesszalagok, hajlékony, merev, optikai, CD-lemezek stb. terén még szintén nem kidolgozottak. A levéltár az átvett iratanyag őrzéséért természetesen csak oly mérvű felelősséget vállalhat, amilyen részletezésben (mélységben) írja le az átadás-átvételi iratjegyzék a maradandó értékű iratanyagot. Ha például a tételekben elhelyezett iratokhoz tételen belüli iratjegyzék készült, akkor a levéltári felelősség az átvétel után ügy iratszintig áll fenn. Az iratátadás költségei (tároló eszköz, fuvar, szállító munkások biztosítása, előzetes rendezés, selejtezés végzése) mindig az átadó felet terhelik. A nem köziratnak minősülő maradandó értékű iratanyag levéltárba adása A maradandó értékű magániratok védelmével jegyzetünk önálló fejezetben foglalkozik, ezért itt csak azok levéltárba adásának kérdéseit tekintjük át. A nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyaguk kezelési módját maguk alakíthatják ki, miként ma-