6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 3. Az iratok levéltári átadása

guk határoznak iratanyaguk levéltárba adásáról is ajándékként vagy ingyenes letétként. Kivéve a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokat, amelyek iratkezelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben kötelesek szabályozni, azaz irattári anyagukat az iratkezelési szabályzatban foglaltak szerint kezelni, továbbá kötelesek iratanyagukban biztosítani a közlevéltár számára a helyszíni tájékozódást, s irattári anyagaikat — ha azok feladataik ellátásához már nem szükségesek — a közlevéltárnak átadni. Közlevéltárba adott irataik kutathatóságáról azonban — miként az ajándékozók vagy letétbe helyezők — szabadon rendelkezhetnek, azaz irataik kutathatóságát általuk meghatározott időtartamra korlátozhatják (Ltv. 32. § 1-3. bek.), nyilvánvaló összefüggésben üzemi és üzleti titkaik megvédésével. Állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett irattári anyagot a gazdálkodó szervezet privatizálását követően csak az illetékes közlevéltár által meghatározott szempontok szerint lehet selejtezni. Ha a nem selejtezhető iratokat az új tulajdonos a nem selejtezhető iratokra mégis igényt tart, az illetékes közlevéltár az iratok védetté nyilvánítását kezdeményezheti (Ltv. 34. § 2. bek.). Mint azt a korábbiakban részleteztük, a megszűnő (felszámoló, végelszámoló) gazdálkodó szervek iratainak az illetékes közlevéltárba adásáról a csődeljárásról, a felszámolási eljárásról és a végelszámolásról szóló 1991. évi IL. törvény, annak is különösen az 53. és 76. §-ában foglaltak, ill. a módosított csődtörvény (1993. évi LXXXI. tv.) rendelkeznek, éspedig úgy, hogy a maradandó értékű iratok levéltári átadását a felszámoló kötelességévé teszik, a felszámolás vagy a végelszámolás költségeinek terhére. Ezeknek a gazdálkodó szerveknek maradandó értékű iratait a felszámolási, ill. végelszámolási eljárás bírósági lezárását követően csak az illetékes közlevéltár őrizheti. Az átadás természetszerűen magában foglalja a gazdálkodó szervek irattári anyagának előzetes selejtezését, rendezését, jegyzékelését is, azaz az iratok a hatályos jogszabályok szerint csak selejtezetten, rendezetten és megfelelő segédletekkel ellátottan adhatók át a levéltárnak. A törvény rendelkezései értelmében, amennyiben a felszámoló is megszűnnék, iratanyagát az illetékes közlevéltárban helyezik el. A gazdálkodó szervek bizonylatainak ügyviteli szempontú őrzési idejének meghatározásánál a számvitelről szóló 1991. évi XVIII. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni. Más jogszabály hiányában az őrzés megállapítására a Polgári Törvénykönyv elévülést érintő szabályai az irányadók. A társadalombiztosítási adatszolgáltatáshoz