6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 3. Az iratok levéltári átadása

- a speciális adathordozók (elektronikus iratok, mikrofilmek, hangszalagok stb.) megfelelő irattári jegyzékelését. Az iratok átadás/átvétele mindig a levéltár helyiségében történik, s arról legalább 2 példányos hitelesített átadás/átvételi jegyzőkönyv készül, amelyet az átadó szerv és az átvevő illetékes közlevéltár ír alá. Ez a jegyzőkönyv feltünteti a szerv nevét, az átveendő iratok tárgyát, évét (évkorét), az iratanyag mennyiségét (fm-ben és tárolási egységben), valamint a szerv esetleges kikötéseit az iratanyag használatára (pl. megismerési, betekintési jog). Az átadás/átvételi jegyzőkönyv mellékletét képezi az iratátadás/átvételi jegyzék, amely lényegében a szerv maradandó értékű és levéltárba kerülő iratainak raktári jegyzéke. Ez a jegyzék az átadandó iratokat tartalmazza a hozzájuk tartozó nyilvántartó és egyéb ügyviteli segédletekkel (az iktató- és sorkönyvekkel, a különféle mutatókkal stb.) együtt, folyamatosan leszámozott tárolási egységenként (dobozonként, csomónként, kötetenként stb.) haladva. Ennek megfelelően a jegyzék megadja a szerv nevét, azon belül a szervezeti egység(ek) megnevezését, majd raktári egységenként felsorolja az iratok irattári jelzetét (tétel, iktatószám, alapszám stb.) és vonatkozó évét (évkorét, mindig igazodva az alkalmazott iratkezelési rendszerhez. E felsorolásnak több változata ismeretes. Példák: Sorszámos (alszámos) iktatásnál: ev első és utolsó iktatószám - raktári egység Alapszámos iktatásnál: - raktári egység év első és utolsó alapszám/vagy raktári egység év | tétel | első és utolsó alapszám Csoportszámos iktatásnál: - raktári egység év csoportszám első és utolsó iktatószám Tételszámos iratkezelésnél: - raktári egység év | tételszám | első és utolsó iktatószám/vagy - raktári egység I év I tételszám |tárgy/vagy