6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 3. Az iratok levéltári átadása

rak anyagának elhelyezését az illetékes hazai egyházi levéltárban, valamint más köziratnak elhelyezését nyilvános magánlevéltárban (például a részben közfeladatokat is ellátó különféle kamarák esetében), ha a levéltárfenntartó az anyagőrzés, kezelés és használat feltételeit biztosítja, s amennyiben az iratanyag kutathatóságát a közlevéltárakban őrzött levéltári anyagra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi. A közfeladatot ellátó szerv részéről — a fentiekből következően — csak rendezett, selejtezett, nyilvántartásokkal és ügyviteli segédletekkel megfelelően ellátott iratok adhatók át az illetékes közlevéltárnak. Számítástechnikai adathordozót is meg kell kapnia, kivéve, ha azzal már rendelkezik. Amennyiben a levéltár ilyen korszerű adathordozók átvételére technikailag még nem felkészült, a szervnek kötelessége gondoskodni a kinyomtatásról, mégpedig tartós megőrzést biztosító anyagon, eszközzel és eljárással. A nem selejtezhető köziratok átadás/átvételekor az átadó szervnek és az illetékes közlevéltárnak nemcsak az átadás idejéről kell előzetesen és közösen megállapodnia, hanem az átadandó iratanyag jellegéről, terjedelméről és az átadás technikai lebonyolításáról is. Az iratok levéltári átadásra előkészítése felelősségteljes munka. Ennek kapcsán ellenőrizni kell: - az iktatott iratok és mellékleteik meglétét (ideértve a szerelési hiányosságok pótlását), - a nyilvántartások, ügyviteli segédletek hiánytalanságát (a hitelesített iktatókönyvek, mutatók stb. teljességét), - az iktatókönyvi bejegyzések hiánytalanságát (az irattári tételszámok, irattárba helyezési utasítások pótlását), - az irattári tételbesorolások helyességét, - az eredeti irattári rend fennállását, amely ha megbomlott, helyreállításra szorul, - a selejtezettséget (a nem maradandó értékű iratok, többespéldányok, a már lejárt őrzési idejű iratok leválasztását), - az iratanyag elhelyezését szabvány tárolóeszközökben, a tároló egységek feliratozását és sorszámozását (jogelődök esetében külön-külön), - az egyes iratok tárolóegységen belüli szabályos elhelyezését (félbehajtott — fraktur — iratok kiterítését, gemkapcsok, zsinegek stb. eltávolítását), ideértve a tárolóegységen belüli irattári rendet is),