6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 3. Az iratok levéltári átadása

talmazó köziratok levéltári átadását, de az illetékes közlevéltár ezeket csak akkor köteles átvenni, ha őrzésük és kezelésük feltételeit meg tudja teremteni. Ha valamely szerv jogutód nélkül szűnik meg, minősített iratait a végleges elhelyezésig — a 79/1995. (VI. 30.) Korm. rend. 11. §-a alapján a Belügyminisztérium veszi át. Ha van jogutód, akkor a minősített iratok átvételére — nyilvántartásaikkal együtt — a jogutód kötelezett. A közlevéltárak 15 éven belül keletkezett köziratok átvételére csak külön jogszabály alapján kötelezhetők. A levéltári törvény 12. §-a nem selejtezhető köziratok levéltárba adását a szervek részéről — a keletkezés naptári évétől számítva — a 15. év végéig követeli meg, éspedig úgy, hogy azok teljes és lezárt évfolyamait adják át az illetékes közlevéltárnak. A korábbi jogszabályok ugyan lehetővé tették, hogy a szervek a levéltárnak átadandó maradandó értékű irataik közül esetenként visszatartsák a még ügyviteli érdekkel rendelkezőket, ez azonban nem felelt meg a folyamatos levéltári feldolgozó munka követelményeinek, mivel az átvett levéltári anyag állandóan kiegészült a visszatartott iratokkal, és ez akadályozta az iratanyag végleges levéltári rendjének kialakítását. Az átadás-átvételi határidő — külön engedély nélkül — 5 évre azonban meghosszabbítható, ha a közfeladatot ellátó szervnek irataira az ügyvitelben még rendszeresen szüksége van, illetve, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik. Ha valamely lényeges okból az átadás-átvételi határidő 5 éven túli meghosszabbítást igényelne, egyetlen alkalommal — de legfeljebb 10 évi időtartamra— a művelődési és közoktatási miniszter (1998-tól kulturális miniszter) engedélyezheti az átadás-átvételi határidő meghosszabbítását, azaz a köziratoknak a 25. év végéig feltétlenül az illetékes közlevéltárba kell kerülniük. Hosszabb irattári őrzési időt csak külön jogszabály állapíthat meg. Az említettekből következően a közlevéltárak kizárólagos joggal veszik át és őrzik meg az illetékességi körükbe tartozó közfeladatot ellátó szervek nem selejtezhető köziratait. Az 1995. évi levéltári törvény 15. § 1. bek. szerint azonban az illetékes egyházi levéltár (mint nyilvános magánlevéltár) az egyház által fenntartott nevelési-oktatási intézmény, mint közfeladatot (ti. oktatási-nevelési feladatot) ellátó intézmény köziratnak minősülő levéltári anyagát (Ltv. 31. § 1. bek.) szintén jogosult gyűjteni. A művelődési és közoktatási miniszter (1998-tól kulturális miniszter) a levéltári törvény 31. § 2. bek. értelmében engedélyezheti továbbá a káptalani vagy konventi hiteleshelyi levéltá-