6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 3. Az iratok levéltári átadása

az ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon kell vezetni. Ez az általános követelmény közvetlenül befolyásolja az iratok levéltárba adását, illetve azok használhatóságát és kutathatóságát levéltárba kerülésük után. A törvény 9. § 1. bek. g. pontja ui. előírja, hogy a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat — nyilvántartásaikkal és segédleteikkel együtt — az illetékes közlevéltárnak kell átadni. Az iratkezelést ezért úgy kell megszervezni, hogy az ne csupán a közfeladatot ellátó szerv eredményes és szakszerű működését szolgálja, hanem egyúttal biztosítsa a maradandó értékű iratok kiválogatását, azok épségben és használható állapotban való megtartását is a későbbi közlevéltári elhelyezés céljából. Számítógépes (elektronikus) iratkezelés esetén az iratkezelési szabályzatban feltétlenül rendelkezni kell arról, hogy a számítástechnikai adathordozókon történt adatrögzítés mely technikai eljárási szabályok betartása mellett tekinthető hitelesnek, ugyanis a számítógépes iratkezelést meg kell feleltetni a köziratkezelés általános szabályainak és követelményrendszerének. Az irattári tervben ezért feltétlenül jelölni kell a nem papíralapú adathordozók fajtáit, és nem engedhető meg, hogy az azonos irattári tételbe tartozó dokumentumok ne azonos fajtájú adathordozón legyenek rögzítve. A maradandó értékű köziratok levéltárba adása A köziratok levéltárba adásáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős, akinek kötelessége gondoskodni a köziratok védelméről, szakszerű és biztonságos irattári megőrzéséről, az iratkezeléshez szükséges valamennyi tárgyi, technikai és személyi feltétel biztosításáról. A közfeladatot ellátó szerv megszűnése vagy feladatkör változása esetén a rendelkező szerv kötelessége a szerv irattári anyagának további elhelyezése, az iratanyag megőrzésének és használhatóságának biztosítása. A jogutód az átvett iratokat az irattári terv szerint köteles a későbbiekben az illetékes közlevéltárnak átadni. Amennyiben az érintett szerv jogutód nélkül szűnik meg, nem selejtezhető iratait az illetékes közlevéltárnak kell átadnia. A közlevéltár minősített iratokat a levéltári törvény értelmében nem vesz át. Ha azonban az állam- és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv. alapján — a minősítési határidő lejártával — az iratokat visszaminősítik, majd selejtezik, a már nyílttá vált maradandó értékű iratokat az illetékes közlevéltárak átveszik. Az iratőrző szerv kezdeményezheti ugyan az érvényességi idő lejárta előtt is az állam- vagy szolgálati titkot tar-