6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 3. Az iratok levéltári átadása

tartalmazó, azaz maradandó értékű iratanyag. A levéltári anyag a szervek működése során keletkezett vagy hozzájuk érkezett és rendeltetésszerűen az irattárukban őrzött iratoknak természetesen csak egy részét képezi, amelyet a levéltárba adáskor külön kell választani. A maradandó értékű iratok levéltárba adása az iratkezelés utolsó fázisát jelenti. Az idézett levéltári törvény maradandó értékűnek a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki, vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez jelentős, a közfeladatok folyamatos ellátásához, az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen adatot tartalmazó iratot tekinti. Miután az 1995. évi levéltári törvény hatálya nemcsak a közlevéltárakban és nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra, hanem a közfeladatot ellátó szervek és a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára is kiterjed, továbbá más szervek és természetes személyek maradandó értékű irataira (Ltv. 2. §), ebből következően az irattári és levéltári anyagvédelem általános szabályainak betartása kötelező érvényű. így az irattári anyaggal rendelkező szervek éppúgy, mint a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek irataik szerves egységét, eredeti rendjét és a tulajdonukban vagy birtokukban lévő levéltári anyag épségét megőrizni. (Ltv. 4. §) A megrongálás és megsemmisítés tilalma nemcsak a köziratokra, hanem a védett levéltári anyagra is kiterjed. A köziratok ezen túlmenően elidegenítési tilalom alatt is állnak (Ltv. 5. § 1-2. bek.). A levéltárak nem minden szervtől vesznek át iratanyagot. A szervek jelentős része ugyanis nem keletkeztet maradandó értékű dokumentumokat. Az ún. levéltári értékhatár alá eső szervek levéltárnak felkínált iratanyagáról az illetékes levéltár ezért mindig nyilatkozik, hogy arra igényt tart-e vagy sem. A levéltári törvény II. fejezete részletesen fejti ki a köziratok kezelésével és védelmével, az iratkezelési szabályzatok kiadásával, a különféle adathordozókon rögzített köziratok kezelésének levéltári ellenőrzésével, valamint a köziratok levéltárba adásával kapcsolatos jogszabályi követelményeket. Már a köziratok kezelésével és védelmével foglalkozó 9. § is rögzíti, hogy a közfeladatot ellátó szerv köteles iratairól nyilvántartást és ahhoz kapcsolódóan ügyviteli segédleteket vezetni, olyanokat, amelyek elősegítik az irattári anyag áttekinthetőségét. A törvények e tekintetben igenlényeges előírása, hogy